- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 85 Views
Tự động hóa quy trình tiếp nhận xe giúp gara khắc phục triệt để các lỗi thường gặp khi tiếp nhận thủ công như nhầm biển số, thiếu km/ODO, không chụp hiện trạng, tạo RO chậm, báo giá lâu và không lưu được lịch sử sửa chữa. Với phần mềm VC Garage, quy trình được rút gọn còn 3 bước gồm tạo mã phiếu tiếp nhận với thông tin bắt buộc, ghi nhận đầy đủ nhu cầu sửa chữa và yêu cầu của khách, sau đó theo dõi tập trung theo trạng thái để quản lý xuyên suốt.
5 lỗi phổ biến khi tiếp nhận thủ công:
- Nhầm biển số, số máy, thiếu km/ODO làm mất lịch sử xe
- Không chụp hiện trạng đầu–đuôi–vết xước, khó đối soát khi bàn giao
- Không tạo RO ngay khiến hạng mục phát sinh trôi công thợ và phụ tùng
- Báo giá chậm do hỏi giá thủ công từ kho và nhà cung cấp
- Không lưu lịch sử sửa chữa, bỏ lỡ cơ hội bán combo dịch vụ quay vòng
Quy trình tiếp nhận xe tự động hóa bằng phần mềm VC Garage:
- Bước 1: Tạo mã phiếu tiếp nhận và nhập thông tin bắt buộc (khách hàng, ngày tiếp nhận, ngày giao xe, trạng thái)
- Bước 2: Ghi nhận nhu cầu sửa chữa, đồ đạc đi kèm và yêu cầu của khách ngay trên phiếu
- Bước 3: Chuyển trạng thái và theo dõi tập trung trên danh sách để quản lý xuyên suốt và chuyển tiếp sang báo giá/RO
Tự động hóa quy trình tiếp nhận xe là cách gara rút ngắn thời gian nhận xe, giảm nhầm lẫn và khóa chặt thất thoát ngay từ phút đầu khách bước vào xưởng. Thay vì ghi sổ hoặc Excel rời rạc, tiếp nhận được chuẩn hóa bằng phần mềm giúp tạo lệnh sửa chữa tức thì và ra dự toán nhanh để khách quyết sớm.
Mục lục
Vì sao gara nên tự động hóa khâu tiếp nhận xe?
Ở góc nhìn người làm nghề, tiếp nhận xe không chỉ là “ghi thông tin”, mà là điểm khởi phát của RO – kho – công thợ – lãi lỗ. Nếu khâu này sai hoặc thiếu, mọi bước sau đều lệch.
Thực tế triển khai tại các gara đang dùng phần mềm cho thấy: chỉ cần chuẩn hóa tiếp nhận, thời gian tạo RO giảm 60–70%, tỷ lệ tranh cãi khi bàn giao giảm rõ rệt, và thất thoát phụ tùng do “không gắn RO” được kéo xuống mức kiểm soát.
5 lỗi phổ biến khi tiếp nhận thủ công (sổ/Excel)
- Nhầm biển số – nhầm số máy – thiếu km/ODO: Ghi tay trong giờ cao điểm rất dễ sót ODO hoặc nhập sai biển số. Sai một ký tự là mất lịch sử xe, kéo theo báo giá và bảo hành sai.
- Không chụp hiện trạng: Không có ảnh đầu–đuôi–vết xước khiến gara khó chứng minh tình trạng ban đầu.
- Không tạo RO ngay: Tiếp nhận xong mới “để đó”, đến lúc sửa mới tạo RO khiến hạng mục phát sinh không được gắn công thợ/phụ tùng.
- Báo giá chậm vì hỏi giá thủ công: Hỏi kho – hỏi NCC – chờ phản hồi làm khách đợi lâu.
- Không lưu lịch sử: Không có lịch sử sửa chữa khiến gara bỏ lỡ combo dịch vụ quay vòng (bảo dưỡng, phanh, điều hòa).
Rủi ro nếu không chuẩn hóa tiếp nhận
- Xe vào đông là “vỡ quy trình”, phụ thuộc 1 người nhớ: Khi cố vấn dịch vụ nghỉ hoặc đổi ca, thông tin không bàn giao đủ dẫn đến nhầm lẫn dây chuyền.
- Không truy vết được ai tiếp nhận – lúc nào – đã dặn gì: Không log thao tác khiến gara khó xử lý khi có khiếu nại.
- Dễ thất thoát phụ tùng/công thợ vì không gắn theo RO: Phụ tùng xuất kho không gắn RO là nguyên nhân phổ biến gây lệch tồn và sai lãi lỗ theo xe.
Nếu gara của bạn đang tiếp nhận xe bằng sổ hoặc Excel, VC Garage có thể giúp bạn chuẩn hóa quy trình này. Mừng kỷ niệm 6 năm thành lập VC Phồn Vinh, VC Garage ưu đãi trọn gói sử dụng các tính năng của phần mềm chỉ 5.000.000 VNĐ/Năm.
Liên hệ 0985967654 để được tư vấn phần mềm quản lý gara phù hợp với quy mô xưởng.
Quy trình tiếp nhận xe tự động hóa chuẩn bằng phần mềm
Bước 1 – Tạo mã phiếu tiếp nhận & nhập thông tin bắt buộc
Khi xe vào xưởng, cố vấn dịch vụ tạo phiếu tiếp nhận mới trên phần mềm. Hệ thống tự sinh mã phiếu tiếp nhận (ví dụ: REP-2601-054) để định danh duy nhất cho từng xe ngay từ đầu.
Các thông tin bắt buộc cần nhập gồm:
- Khách hàng (tên, số điện thoại)
- Ngày tiếp nhận
- Ngày giao xe dự kiến
- Trạng thái ban đầu của phiếu (khởi tạo / chờ duyệt báo giá)
Việc gán mã tiếp nhận ngay giúp gara theo dõi xuyên suốt từng xe, tránh tình trạng “xe không tên”, sửa xong nhưng không biết đang thuộc ca nào.
Bước 2 – Ghi nhận nhu cầu sửa chữa & dữ liệu liên quan
Sau khi tạo phiếu, cố vấn dịch vụ cập nhật nhanh các thông tin vận hành trực tiếp trên dòng tiếp nhận:
- Số lượng mục sửa chữa dự kiến
- Thông tin đồ đạc, tài sản đi kèm (nếu có)
- Ghi chú tình trạng xe hoặc yêu cầu đặc biệt của khách
Toàn bộ dữ liệu này được gắn trực tiếp vào phiếu tiếp nhận, giúp bộ phận báo giá và sửa chữa nắm rõ phạm vi công việc ngay từ đầu, không cần hỏi lại hoặc truyền miệng.
Bước 3 – Chuyển trạng thái & theo dõi xuyên suốt trên danh sách
Khi hoàn tất tiếp nhận, phiếu được chuyển trạng thái phù hợp:
- Khởi tạo
- Chờ duyệt báo giá
- Đang sửa chữa
Tất cả phiếu tiếp nhận được hiển thị tập trung trên một màn hình, cho phép chủ xưởng và quản lý:
- Biết xe nào đang ở trạng thái nào
- Biết ai tạo – ai cập nhật – thời điểm nào
- Theo dõi số lượng xe tiếp nhận theo ngày để tránh quá tải xưởng
Từ đây, phiếu tiếp nhận có thể được chuyển tiếp sang phiếu báo giá, lệnh sửa chữa (RO) mà không cần nhập lại dữ liệu, đảm bảo quy trình liền mạch và không thất thoát thông tin.
Bảng so sánh tiếp nhận thủ công vs tự động hóa bằng phần mềm
Sự khác biệt lớn nhất giữa tiếp nhận xe thủ công và tự động hóa quy trình tiếp nhận xe không nằm ở tốc độ gõ nhanh hay chậm, mà nằm ở khả năng kiểm soát dữ liệu và truy vết trách nhiệm.
| Tiêu chí so sánh | Tiếp nhận thủ công (sổ / Excel) | Tiếp nhận tự động hóa bằng phần mềm |
| Mã theo dõi xe | Không có hoặc đặt tay, dễ trùng | Tự sinh mã phiếu tiếp nhận duy nhất cho từng xe |
| Thông tin bắt buộc | Phụ thuộc người ghi, dễ thiếu | Có trường bắt buộc, không nhập không lưu |
| Trạng thái xe | Nhớ bằng đầu người | Theo dõi realtime theo trạng thái |
| Truy vết người xử lý | Không rõ ai tiếp nhận, lúc nào | Lưu rõ người tạo – người cập nhật – thời điểm |
| Khi xe vào đông | Dễ “vỡ quy trình” | Danh sách tập trung, lọc – tìm nhanh |
| Chuyển sang báo giá/RO | Nhập lại dữ liệu thủ công | Dữ liệu kế thừa, không cần nhập lại |
| Rủi ro thất thoát | Cao, khó truy nguyên | Giảm rõ rệt do dữ liệu gắn theo phiếu |
Câu hỏi thường gặp về tự động hóa quy trình tiếp nhận xe
Gara nhỏ có cần phần mềm để tiếp nhận xe không?
Gara nhỏ vẫn nên tự động hóa quy trình tiếp nhận xe, vì rủi ro lớn nhất không nằm ở số lượng xe mà nằm ở việc phụ thuộc con người. Khi chỉ có 1–2 người tiếp nhận, việc ghi thiếu thông tin hoặc quên tạo phiếu rất dễ xảy ra.
Khi đông xe, phần mềm giúp giảm tắc quầy như thế nào?
Phần mềm cho phép tạo phiếu tiếp nhận nhanh, tự sinh mã và lưu thông tin bắt buộc trong 30–60 giây. Danh sách xe được hiển thị tập trung theo trạng thái, giúp cố vấn không phải nhớ xe bằng đầu.
Nếu thợ lớn tuổi thì dùng có khó không?
Thợ chỉ cần thao tác chọn – nhập cơ bản, không phải dùng thuật ngữ công nghệ hay xử lý nghiệp vụ phức tạp, nên vẫn sử dụng được sau thời gian làm quen ngắn.
Tự động hóa quy trình tiếp nhận xe giúp gara kiểm soát xe ngay từ phút đầu vào xưởng, giảm nhầm lẫn, hạn chế tranh cãi và tạo nền tảng dữ liệu chuẩn cho báo giá, sửa chữa và lãi lỗ theo từng xe.
Nếu bạn đang tiếp nhận xe bằng sổ hoặc Excel và bắt đầu thấy rối khi xưởng đông khách, liên hệ VC Garage qua 0985967654 để được tư vấn phần mềm quản lý gara phù hợp với mô hình xưởng của bạn.
