- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 25 Views
Request for Quotation là gì – là một tài liệu chính thức do người mua (công ty) gửi tới nhà cung cấp, mời họ đưa ra mức giá chi tiết và các điều khoản cho sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, có yêu cầu kỹ thuật rõ ràng, nhằm so sánh, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt nhất và phù hợp nhất. RFQ thường được dùng khi người mua đã biết chính xác mình cần gì và muốn tìm nhà cung cấp cạnh tranh về giá.
Mục đích chính của RFQ:
- So sánh giá cả: Giúp người mua có cái nhìn rõ ràng về chi phí và tìm được mức giá tốt nhất trên thị trường.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm ra đối tác đáng tin cậy, có khả năng cung cấp ổn định.
- Chuẩn hóa quy trình: Đảm bảo các nhà cung cấp báo giá theo cùng một cấu trúc, dễ dàng đánh giá và ra quyết định.
Chuẩn hóa quy trình RFQ bằng phần mềm VC Garage:
- RFQ được tích hợp trực tiếp vào RO: Khi tạo lệnh sửa chữa (RO), danh sách phụ tùng tự động được ghi nhận và dùng để gửi yêu cầu báo giá cho nhiều nhà cung cấp trên cùng hệ thống.
- Không làm chậm tiến độ xưởng: RFQ trở thành một phần tự nhiên của quy trình sửa chữa, không còn là bước phát sinh gây gián đoạn vận hành.
- Khóa chi phí trước khi báo khách: Giá trúng được gắn thẳng vào RO và kho phụ tùng, giúp gara kiểm soát chi phí theo từng xe ngay từ đầu.
- Minh bạch lợi nhuận ca sửa: Chủ gara và cố vấn dịch vụ có thể xem ngay giá vốn, giá bán và lợi nhuận dự kiến, không cần chờ tổng hợp thủ công sau khi giao xe.
Request for Quotation là gì là câu hỏi mà nhiều chủ gara bắt đầu tìm khi việc hỏi giá phụ tùng bằng điện thoại, Zalo ngày càng gây chậm báo giá, sai giá và mất lãi. RFQ không phải khái niệm của doanh nghiệp lớn, mà là cách chuẩn hóa báo giá giúp gara kiểm soát chi phí, chốt giá nhanh và giảm rủi ro ngay từ khâu mua hàng.
Mục lục
Request for Quotation là gì? Tại sao các gara ô tô cần RFQ
Request for Quotation (RFQ) là yêu cầu báo giá chính thức mà gara gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp để lấy giá phụ tùng, điều kiện giao hàng và thời gian cung ứng trước khi quyết định mua. Khác với việc “nhắn tin hỏi giá miệng”, RFQ được chuẩn hóa theo danh sách phụ tùng, số lượng, dòng xe, thời hạn hiệu lực giá và điều kiện thanh toán.
Trong bối cảnh gara đông xe, RFQ giúp đóng băng thông tin báo giá, tránh tình trạng mỗi nhân viên hỏi một kiểu, giá mỗi lúc một khác, dẫn tới sai lệch lãi – lỗ trên từng lệnh sửa chữa (RO).
Khi áp dụng RFQ đúng cách, gara đạt được ba lợi ích vận hành rõ ràng:
- So sánh giá cả: Giúp người mua có cái nhìn rõ ràng về chi phí và tìm được mức giá tốt nhất trên thị trường.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm ra đối tác đáng tin cậy, có khả năng cung cấp ổn định.
- Chuẩn hóa quy trình: Đảm bảo các nhà cung cấp báo giá theo cùng một cấu trúc, dễ dàng đánh giá và ra quyết định.
Bảng dưới đây cho thấy sự khác biệt giữa hỏi giá thủ công và dùng RFQ chuẩn hóa:
| Tiêu chí | Hỏi giá thủ công | RFQ chuẩn hóa |
| Thời gian báo giá | 20–45 phút | 5–10 phút |
| Độ lệch giá | Cao (10–18%) | Thấp (<3%) |
| Lưu lịch sử giá | Không | Có, theo RO |
| Kiểm soát lãi | Cảm tính | Theo số liệu |
Từ dữ liệu triển khai thực tế tại các gara quy mô nhỏ–vừa:
- 25–35% báo giá bị chậm do phải hỏi nhiều nhà cung cấp thủ công
- 10–18% chênh lệch giá phụ tùng giữa lúc báo và lúc nhập hàng
- 8–12% thất thoát lãi do không lưu lại lịch sử giá theo RO
- Tỷ lệ khách hủy sửa tăng khi thời gian chờ báo giá vượt 30 phút
Với phần mềm gara VC Garage, RFQ được gắn trực tiếp vào RO và kho phụ tùng. Gara gửi yêu cầu báo giá cho nhiều NCC, nhận giá tập trung, tối ưu và khóa giá theo ca sửa giúp chủ xưởng nhìn rõ lãi – lỗ từng xe ngay khi hoàn tất sửa chữa. Liên hệ 0985967654 để được tư vấn dùng thử và mua phần mềm VC Garage chỉ 5 triệu/năm.
Ưu điểm và nhược điểm của RFQ
Ưu điểm khi gara áp dụng RFQ đúng cách
RFQ phát huy hiệu quả rõ nhất ở các gara có tần suất nhập phụ tùng cao:
- Giảm rủi ro sai giá: mọi báo giá đều có thời hạn và điều kiện rõ ràng
- Tăng tốc độ ra quyết định: so sánh nhiều NCC trên cùng danh sách
- Kiểm soát chi phí theo RO: giá nhập gắn trực tiếp với ca sửa
- Dữ liệu hóa nhà cung cấp: biết NCC nào giao nhanh, giá ổn định
Theo thống kê nội bộ, các gara áp dụng RFQ + phần mềm quản lý giảm trung bình 15–20% thời gian báo giá và cải thiện 3–5% biên lợi nhuận phụ tùng sau 1–2 tháng.
Nhược điểm nếu triển khai RFQ sai cách
RFQ không phải “cứ làm là hiệu quả”. Một số rủi ro thường gặp:
- Quy trình rườm rà: quá nhiều bước khiến thợ và SA ngại dùng
- Thiếu công cụ hỗ trợ: làm RFQ bằng Excel rời rạc, khó tổng hợp
- Không gắn với RO: báo giá xong nhưng không khóa được chi phí theo xe
Chi phí triển khai RFQ nếu làm thủ công là thấp, nhưng chi phí ẩn (thời gian, sai sót, thất thoát) lại cao. Ngược lại, dùng phần mềm để chuẩn hóa RFQ có chi phí thấp–trung bình, đổi lại là dữ liệu rõ ràng và thời gian sử dụng hiệu quả ngay trong 7–14 ngày.
Cách chuẩn hóa quy trình báo giá cho gara
Quy trình báo giá chuẩn cho gara (RFQ gắn liền với RO)
Một quy trình báo giá chuẩn cho gara ô tô cần đảm bảo liền mạch từ tiếp nhận xe đến khi chốt sửa, trong đó RFQ đóng vai trò trung tâm. Quy trình này thường gồm 6 bước:
- Tiếp nhận xe và lập lệnh sửa chữa (RO) sơ bộ: Ghi nhận rõ hạng mục sửa chữa, dòng xe, đời xe và phụ tùng dự kiến.
- Xác định danh sách phụ tùng cần báo giá: Danh sách này phải xuất phát từ RO, tránh hỏi thiếu hoặc hỏi dư.
- Gửi RFQ cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc: So sánh không chỉ giá, mà cả thời gian giao và độ sẵn hàng.
- Đánh giá và chọn phương án tối ưu: Ưu tiên phương án giúp xe sửa xong đúng hẹn và giữ được biên lợi nhuận.
- Khóa giá phụ tùng theo RO: Giá đã chọn phải được cố định cho ca sửa đó, tránh trôi giá.
- Báo giá cho khách và theo dõi lãi ngay trong ca sửa: Gara biết trước mức lãi dự kiến trước khi duyệt sửa.
Nếu làm thủ công bằng sổ hoặc Excel, quy trình này rất dễ đứt gãy ở bước 3–4, khi thông tin báo giá không được tập trung và lưu trữ đầy đủ.
Chuẩn hóa quy trình báo giá bằng phần mềm VC Garage
Khi quy trình trên được thực hiện thông qua phần mềm quản lý gara như VC Garage, RFQ không còn là một bước phát sinh gây chậm xưởng, mà trở thành một phần tự nhiên của lệnh sửa chữa. Ngay khi tạo RO, danh sách phụ tùng đã được ghi nhận và dùng để gửi yêu cầu báo giá cho nhiều nhà cung cấp trên cùng một hệ thống.
Giá trúng được chọn sẽ gắn trực tiếp vào RO và kho phụ tùng, giúp gara khóa chi phí theo từng xe trước khi báo khách. Chủ gara hoặc cố vấn dịch vụ có thể nhìn thấy ngay giá vốn, giá bán và lãi dự kiến của ca sửa, thay vì phải đợi tổng hợp thủ công sau khi xe đã giao.
Liên hệ VC Garage qua 0985967654 để mua phần mềm với giá chỉ 5 triệu/năm với đầy đủ các tính năng của phần mềm.
Câu hỏi thường gặp về Request for Quotation
Request for Quotation có bắt buộc với gara nhỏ không?
Không bắt buộc, nhưng rất nên dùng khi gara bắt đầu đông xe hoặc nhập phụ tùng từ nhiều nhà cung cấp. RFQ giúp gara nhỏ kiểm soát giá tốt hơn mà không cần tăng nhân sự.
RFQ có làm chậm quá trình sửa chữa không?
Ngược lại, nếu làm đúng quy trình, RFQ giúp báo giá nhanh hơn vì không phải hỏi giá rời rạc từng NCC. Vấn đề chỉ xảy ra khi RFQ làm thủ công, thiếu công cụ hỗ trợ.
RFQ có cần làm cho mọi hạng mục sửa chữa?
Không. RFQ nên áp dụng cho phụ tùng có giá trị hoặc dễ biến động giá. Các vật tư nhỏ, giá cố định có thể dùng bảng giá chuẩn để tiết kiệm thời gian.
RFQ khác gì báo giá cho khách?
RFQ là báo giá nội bộ từ nhà cung cấp cho gara. Báo giá cho khách là bước sau, dựa trên giá đã được chốt từ RFQ và biên lợi nhuận mong muốn.
Request for Quotation là gì không còn là khái niệm dành riêng cho doanh nghiệp lớn, mà đã trở thành công cụ thực tế giúp gara ô tô kiểm soát chi phí, giữ lãi phụ tùng và báo giá nhanh hơn. Nếu bạn đang muốn chuẩn hóa quy trình báo giá, giảm thất thoát và vận hành gara bằng số liệu thay vì cảm tính, hãy liên hệ VC Garage – 0985967654.
