Mẫu phiếu tiếp nhận xe ô tô cho gara mới nhất 2026

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 71 Views

Phiếu tiếp nhận xe là thứ đầu tiên gara ghi nhận khi xe vừa vào xưởng, và cũng là “gốc dữ liệu” quyết định toàn bộ quy trình sửa chữa phía sau. Thực tế triển khai tại nhiều gara cho thấy, chỉ cần làm sai hoặc làm thiếu phiếu tiếp nhận xe, rủi ro thất thoát, tranh chấp với khách hàng và lệch lãi – lỗ gần như chắc chắn xảy ra.

Tại sao phải làm phiếu tiếp nhận xe khi xe vào sửa chữa, bảo dưỡng

Trong vận hành gara thực tế, phiếu tiếp nhận xe là điểm chốt dữ liệu đầu vào cho toàn bộ quy trình sửa chữa – bảo dưỡng. 

Phiếu tiếp nhận xe là mốc xác nhận tình trạng xe ban đầu

Khi xe vừa vào xưởng, phiếu tiếp nhận xe ghi nhận tình trạng thực tế tại thời điểm giao xe: ngoại thất, phụ kiện kèm theo, mức nhiên liệu, số km, đèn cảnh báo. Đây là mốc đối soát quan trọng nhất giữa gara và khách hàng.

Thực tế triển khai tại các gara cho thấy, khoảng 60–70% tranh chấp nhỏ (trầy xước, mất đồ, xe báo lỗi sau sửa) xuất phát từ việc không có hoặc ghi thiếu phiếu tiếp nhận xe.

Phiếu tiếp nhận xe là nền tảng để lập lệnh sửa chữa (RO) chính xác

Về nghiệp vụ, phiếu tiếp nhận xe là dữ liệu gốc để tạo RO. Mọi hạng mục sửa chữa, báo giá, phụ tùng và công thợ đều bắt đầu từ thông tin tiếp nhận ban đầu.

Nếu tiếp nhận bằng miệng hoặc ghi chép rời rạc, RO phía sau thường gặp các lỗi:

• Thiếu hạng mục khách yêu cầu → báo giá thiếu → phát sinh ngoài RO
• Không ghi rõ tình trạng xe → khó đối soát khi bàn giao
• Thông tin xe không thống nhất → lệch lịch sử sửa chữa

Phiếu tiếp nhận xe giúp giảm thất thoát và phát sinh không kiểm soát

Trong thực tế vận hành, thất thoát không chỉ đến từ phụ tùng hay công thợ, mà còn đến từ tiếp nhận xe không chặt. Khi không có phiếu tiếp nhận xe rõ ràng:

• Phụ kiện đi kèm dễ thất lạc, khó quy trách nhiệm
• Phát sinh sửa chữa ngoài yêu cầu ban đầu
• Gara phải chịu phần rủi ro không đáng có

Ngược lại, các gara quản lý tốt phiếu tiếp nhận xe ghi nhận giảm 20–30% chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong mỗi ca sửa.

Vai trò của phiếu tiếp nhận xe trong chuỗi vận hành gara

Ở các gara đã số hóa, phiếu tiếp nhận xe thường được tạo trực tiếp trên phần mềm, liên thông ngay với RO, kho phụ tùng và lịch sử xe. Cách làm này giúp gara khóa rủi ro từ đầu, thay vì xử lý hậu quả về sau.

Hiện tại, VC Garage đang miễn phí dùng thử phần mềm quản lý gara trong 6 tháng, nếu bạn muốn trải nghiệm thật hãy liên hệ qua số 0985967654 để được tư vấn và đăng ký sớm nhất!

Mẫu phiếu tiếp nhận xe cho gara mới nhất năm 2026

Dưới đây là mẫu phiếu tiếp nhận xe ô tô khi vào xưởng sửa chữa được cập nhật mới nhất 2026, đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản phải có:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU TIẾP NHẬN XE Ô TÔ

Số: ……/PTNX

Căn cứ nhu cầu sửa chữa, bảo dưỡng xe ô tô của khách hàng;
Căn cứ quy trình tiếp nhận và vận hành tại gara …………………;

Hôm nay, vào hồi …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ………
Chúng tôi tiến hành lập phiếu tiếp nhận xe với các nội dung sau:

I. THÔNG TIN CÁC BÊN

1. BÊN GIAO XE (KHÁCH HÀNG)

• Họ và tên: ……………………………………………………..
• Số điện thoại: ………………………………………………
• Địa chỉ liên hệ: …………………………………………….

2. BÊN NHẬN XE (GARA)

• Tên gara: ……………………………………………………
• Địa chỉ: ……………………………………………………..
• Nhân viên tiếp nhận: ……………………………………….
• Số điện thoại gara: ………………………………………..

II. THÔNG TIN XE TIẾP NHẬN

III. TÌNH TRẠNG XE TẠI THỜI ĐIỂM TIẾP NHẬN

1. Tình trạng kỹ thuật & ngoại thất

2. Phụ kiện & tài sản theo xe

IV. YÊU CẦU SỬA CHỮA – BẢO DƯỠNG CỦA KHÁCH HÀNG

Khách hàng đề nghị gara thực hiện các hạng mục sau:
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………

Ghi chú thêm của khách hàng (nếu có):
………………………………………………………………………

V. CAM KẾT VÀ XÁC NHẬN

Gara xác nhận đã tiếp nhận xe đúng hiện trạng như mô tả trên. Khách hàng xác nhận các thông tin về tình trạng xe, phụ kiện theo xe là chính xác tại thời điểm bàn giao.

Phiếu tiếp nhận xe này là căn cứ để lập báo giá, lệnh sửa chữa và đối soát khi bàn giao xe sau sửa chữa.

Phiếu được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị như nhau.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN XE (GARA)                    KHÁCH HÀNG GIAO XE      
      (Ký, ghi rõ họ tên)                                                   (Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý khi làm phiếu tiếp nhận xe ô tô

Trong thực tế vận hành, phiếu tiếp nhận xe chỉ phát huy tác dụng khi ghi đúng – đủ – rõ ngay từ đầu. Dưới đây là những lưu ý cốt lõi mà gara cần tuân thủ để tránh rủi ro về sau:

• Ghi rõ tình trạng xe, tránh mô tả chung chung: Không ghi các cụm như “xe bình thường”, “không vấn đề”. Cần mô tả rõ trầy xước, đèn báo lỗi, tình trạng ngoại thất để làm căn cứ đối soát khi bàn giao.
• Luôn ghi nhận đầy đủ phụ kiện theo xe: Phụ kiện như camera, lốp dự phòng, đồ nghề phải được liệt kê cụ thể. Thiếu ghi nhận phụ kiện là nguyên nhân phổ biến gây tranh chấp với khách hàng.
• Phiếu tiếp nhận xe phải gắn với lệnh sửa chữa (RO): Phiếu tiếp nhận xe là dữ liệu đầu vào để lập RO. Nếu làm rời, thông tin dễ thiếu và phát sinh sửa chữa ngoài kiểm soát.
• Ký xác nhận ngay tại thời điểm giao xe: Khách hàng cần ký xác nhận phiếu tiếp nhận xe trước khi xe vào xưởng. Ký muộn khiến phiếu mất giá trị đối soát trách nhiệm.
• Tránh tẩy xóa, sửa tay trên phiếu tiếp nhận xe: Tẩy xóa làm giảm tính minh bạch và dễ phát sinh tranh cãi. Nếu có chỉnh sửa, cần ghi lại rõ ràng và có xác nhận của khách hàng.

Hạn chế khi gara quản lý phiếu tiếp nhận thủ công

Quản lý phiếu tiếp nhận xe bằng giấy hoặc Excel rời rạc là cách làm phổ biến ở nhiều gara nhỏ, nhưng cũng là nguyên nhân chính gây thất thoát và tranh chấp. 

Dễ thất lạc, thiếu dữ liệu khi xưởng đông xe

Phiếu giấy dễ thất lạc, rách hoặc ghi thiếu thông tin khi tiếp nhận nhiều xe cùng lúc. Chỉ cần mất phiếu hoặc ghi thiếu một chi tiết nhỏ, gara rất khó đối soát lại tình trạng xe ban đầu.

Không liên thông với lệnh sửa chữa (RO)

Phiếu tiếp nhận xe làm thủ công thường không gắn trực tiếp với RO. Nhân viên phải nhập lại dữ liệu, dễ sai sót và bỏ sót hạng mục khách yêu cầu.

Khó truy vết khi phát sinh tranh chấp

Khi khách phản ánh trầy xước, thiếu phụ kiện, gara phải lục lại sổ sách hoặc file Excel. Việc này mất thời gian và thường không đủ căn cứ rõ ràng để chứng minh.

Không kiểm soát được phát sinh ngoài dự kiến

Thiếu dữ liệu tiếp nhận ban đầu khiến các phát sinh sửa chữa không được ghi nhận đúng. Theo thực tế vận hành, chi phí phát sinh ngoài RO có thể chiếm 20–30% nếu quản lý thủ công.

Phụ thuộc con người, khó chuẩn hóa quy trình

Phiếu tiếp nhận xe giấy phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của người nhận xe. Khi thay nhân sự, chất lượng tiếp nhận không đồng đều, quy trình khó giữ ổn định.

Bảng so sánh rủi ro quản lý phiếu tiếp nhận xe

Cách quản lý phiếu tiếp nhận xe ô tô hiệu quả, tránh thất thoát

Để quản lý phiếu tiếp nhận xe ô tô hiệu quả, nhiều gara hiện nay đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý gara chuyên dụng.

Hiện nay, VC Garage là phần mềm quản lý gara ô tô đang được nhiều chủ gara tin tưởng sử dụng, nhờ bám sát quy trình vận hành thực tế trong xưởng. Phần mềm có chi phí sử dụng chỉ 5 triệu đồng/năm và đặc biệt đang hỗ trợ dùng thử miễn phí 6 tháng, giúp gara trải nghiệm thực tế trước khi đưa ra quyết định đầu tư.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm VC Garage để quản lý phiếu tiếp nhận xe:

• Tạo phiếu tiếp nhận xe nhanh trên điện thoại hoặc máy tính, không cần ghi chép thủ công.
• Phiếu tiếp nhận xe tự động liên thông với lệnh sửa chữa (RO), hạn chế nhập lại và sai sót.
• Lưu trữ tập trung toàn bộ lịch sử tiếp nhận xe, tra cứu lại chỉ với vài thao tác.
• Ghi nhận tình trạng xe bằng hình ảnh, giúp đối soát rõ ràng khi bàn giao.
• Giảm tranh chấp với khách hàng, nhờ dữ liệu tiếp nhận minh bạch, có xác nhận.
• Giảm 40–60% thời gian tiếp nhận xe, đặc biệt hiệu quả khi xưởng đông xe.

Nếu gara của bạn đang muốn quản lý phiếu tiếp nhận xe chặt chẽ hơn, giảm rủi ro tranh chấp và kiểm soát tốt quy trình sửa chữa, liên hệ VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn đúng theo mô hình xưởng của bạn.

Câu hỏi thường gặp về phiếu tiếp nhận xe 

Phiếu tiếp nhận xe nên lưu bao lâu là hợp lý?

Theo kinh nghiệm vận hành gara, phiếu tiếp nhận xe nên được lưu tối thiểu 2–3 năm để phục vụ việc đối soát, xử lý khiếu nại và tra cứu lịch sử sửa chữa. Với gara dùng phần mềm, dữ liệu được lưu trữ lâu dài mà không lo thất lạc.

Phiếu tiếp nhận xe có giúp tránh tranh chấp với khách hàng không?

Có. Phiếu tiếp nhận xe ghi nhận rõ tình trạng xe và phụ kiện tại thời điểm giao xe, là căn cứ quan trọng nhất để gara bảo vệ mình khi phát sinh tranh chấp trầy xước, thiếu đồ hoặc lỗi không liên quan sửa chữa.

Có thể tạo phiếu tiếp nhận xe trên phần mềm không?

Hoàn toàn có thể. Hiện nay nhiều gara đã tạo phiếu tiếp nhận xe trực tiếp trên phần mềm quản lý gara, giúp nhập nhanh, lưu trữ tập trung và liên thông ngay với lệnh sửa chữa (RO), kho phụ tùng và lịch sử xe.

Phiếu tiếp nhận xe là bước khởi đầu nhưng lại quyết định rất lớn đến khả năng kiểm soát sửa chữa, hạn chế tranh chấp và tránh thất thoát trong gara. Nếu bạn muốn vận hành gọn gàng hơn và giảm rủi ro ngay từ khâu nhận xe, hãy liên hệ VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí phù hợp với mô hình xưởng của mình.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.