6+ phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng tốt nhất

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 35 Views

Phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng giúp gara kiểm soát dòng tiền, theo dõi công nợ theo từng xe và ca sửa, hạn chế lệch sổ và thất thoát. Tùy quy mô, gara có thể chọn giải pháp chuyên sâu như VC Garage hoặc các phần mềm kế toán – bán hàng phổ biến để quản lý tài chính hiệu quả hơn.

6 phần mềm được lựa chọn nhiều nhất:

• VC Garage: Phần mềm chuyên cho gara ô tô, quản lý thu chi & công nợ gắn trực tiếp với từng xe, từng lệnh sửa (RO). Theo dõi dòng tiền real-time, rõ nợ theo ca sửa. Phù hợp gara nhỏ đến chuỗi gara.
• MISA AMIS: Phần mềm kế toán chuẩn, mạnh về báo cáo tài chính và thuế, nhưng không theo dõi công nợ theo từng xe/ca sửa. Hợp gara có kế toán riêng.
• KiotViet: Quản lý bán hàng, thu chi cơ bản, dễ dùng. Phù hợp gara nhỏ, ít xe; công nợ chưa chi tiết theo sửa chữa.
• Sapo: Phù hợp gara kết hợp bán phụ tùng. Thu chi, công nợ ở mức cơ bản, chưa gắn sâu với quy trình sửa xe.
• Bravo ERP: Hệ thống ERP tổng thể, quản lý tài chính rất chi tiết nhưng chi phí cao, cần đội IT – kế toán. Hợp chuỗi gara lớn.
• TrustSales: Thiên về CRM & bán hàng, theo dõi công nợ theo khách, chưa tách theo từng xe/lần sửa. Phù hợp đơn vị bán hàng là chính.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng cho gara:

• Kiểm soát thu – chi theo từng xe, từng ca sửa
• Theo dõi dòng tiền theo ngày, phát hiện sớm chi phí bất thường
• Quản lý công nợ rõ ràng theo khách, xe và tuổi nợ
• Hạn chế lệch sổ, giảm rủi ro thất thoát tiền
• Chủ gara theo dõi tài chính từ xa qua điện thoại hoặc máy tính

Phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng là thứ nhiều chủ xưởng bắt đầu tìm khi làm ăn có doanh thu nhưng tiền mặt luôn thiếu, công nợ thì nhớ nhớ quên quên. Thu tiền theo từng xe, chi phí phát sinh mỗi ngày, khách nợ gối đầu nếu không được ghi nhận đúng sẽ rất dễ lệch sổ. Một phần mềm phù hợp giúp chủ xưởng nhìn rõ dòng tiền, kiểm soát công nợ và tránh thất thoát ngay từ đầu.

6 phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng hiệu quả

Dưới đây là 6 giải pháp đang được nhiều xưởng sử dụng, mỗi phần mềm phù hợp với một mô hình vận hành khác nhau.

VC Garage

VC Garage là phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng trực tiếp từ thực tế vận hành tại các xưởng sửa chữa ở Việt Nam. Khác với các phần mềm kế toán hay bán hàng phổ thông, VC Garage thiết kế toàn bộ thu chi và công nợ khách hàng xoay quanh lệnh sửa chữa (RO) – tức là tiền chỉ phát sinh khi có xe, có việc và có ca sửa cụ thể.

Trong quá trình sử dụng thực tế, mọi khoản thu tiền mặt, chuyển khoản hay ghi nợ đều được gắn trực tiếp với từng RO và từng khách hàng. Nhờ đó, chủ gara có thể biết ngay xe nào đã thu đủ, xe nào còn nợ, nợ bao lâu và nợ vì hạng mục gì, thay vì phải lục lại sổ hoặc hỏi kế toán.

VC Garage cũng giúp kiểm soát dòng tiền theo thời gian thực. Chủ xưởng chỉ cần mở điện thoại là xem được hôm nay thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn bao nhiêu tiền mặt trong xưởng và tổng công nợ đang nằm ở khách hàng nào.

Lợi thế nổi bật của VC Garage trong quản lý thu chi & công nợ khách hàng:

• Thu chi và công nợ gắn chặt với RO, tránh lệch sổ và nhập liệu trùng
• Theo dõi công nợ phải thu theo từng khách, từng xe và tuổi nợ cụ thể
• Báo cáo dòng tiền theo ngày – tuần – tháng, xem được từ xa
• Phù hợp với gara nhỏ, gara vừa đến chuỗi gara, không cần kế toán phức tạp

Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC, VC Garage đang triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng chỉ với 5 triệu đồng, giúp gara trải nghiệm quản lý thu chi, công nợ, kho phụ tùng và lãi lỗ trên cùng một hệ thống thực tế trước khi mua phần mềm.

Liên hệ ngay qua số 0985967654 để được tư vấn và đăng ký sớm nhất!

MISA AMIS

MISA AMIS là phần mềm kế toán phổ biến, hỗ trợ ghi nhận thu chi và theo dõi công nợ khách hàng theo chuẩn tài chính. Phần mềm phù hợp với gara đã có kế toán riêng và cần làm báo cáo thuế, báo cáo tổng hợp cuối kỳ.

Tuy nhiên, trong vận hành gara sửa chữa, MISA AMIS không gắn công nợ theo từng xe và từng ca sửa. Khi cần truy lại khoản nợ phát sinh từ hạng mục nào, nhiều gara vẫn phải đối soát thêm bằng Excel hoặc hỏi lại cố vấn dịch vụ. Vì vậy, MISA AMIS phù hợp để làm kế toán, nhưng chưa tối ưu cho việc kiểm soát thu chi theo nhịp làm việc thực tế của xưởng.

KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều cửa hàng và gara nhỏ sử dụng nhờ dễ dùng và triển khai nhanh. Phần thu chi và công nợ khách hàng của KiotViet đáp ứng tốt nhu cầu ghi nhận tiền mặt, chuyển khoản và theo dõi khách còn nợ ở mức cơ bản.

Trong vận hành gara, KiotViet phù hợp với mô hình ít xe, ít dịch vụ, nơi chủ xưởng trực tiếp theo dõi sổ sách. Điểm hạn chế là công nợ không gắn với từng ca sửa hay lịch sử xe, nên khi xe nhiều hoặc khách trả chậm theo từng hạng mục, việc đối soát vẫn cần làm thêm thủ công. 

Sapo

Sapo là phần mềm quản lý bán hàng và thu chi được nhiều đơn vị dịch vụ sử dụng, trong đó có các gara kết hợp bán phụ tùng và làm dịch vụ sửa chữa. Phần mềm hỗ trợ ghi nhận doanh thu, chi phí và công nợ khách hàng ở mức cơ bản, thao tác khá nhanh.

Với vận hành gara, Sapo phù hợp khi quy mô còn nhỏ hoặc trung bình, số xe chưa quá nhiều. Điểm hạn chế là công nợ và thu chi chưa gắn chặt với từng ca sửa và từng xe, nên khi gara đông xe hoặc có nhiều khoản trả chậm theo hạng mục, chủ xưởng vẫn phải đối soát lại bằng Excel.

Bravo ERP

Bravo ERP là hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, trong đó phân hệ tài chính – kế toán hỗ trợ quản lý thu chi và công nợ rất chi tiết. Phần mềm cho phép tuỳ biến sâu theo mô hình vận hành, phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc chuỗi gara nhiều chi nhánh.

Trong thực tế, Bravo ERP mạnh ở kiểm soát số liệu tổng hợp, báo cáo tài chính và quản trị cấp cao. Tuy nhiên, chi phí triển khai cao, thời gian setup dài và cần đội ngũ kế toán – IT chuyên trách. Với gara nhỏ và vừa, Bravo thường quá nặng so với nhu cầu quản lý thu chi hằng ngày.

Trustsales

TrustSales được xây dựng theo hướng CRM và quản lý bán hàng, nên phần thu chi và công nợ khách hàng chủ yếu xoay quanh giao dịch bán – thanh toán. Phần mềm giúp doanh nghiệp biết khách nào đã trả tiền, khách nào còn nợ và tổng giá trị công nợ đang tồn.

Khi áp dụng vào gara sửa chữa, TrustSales chỉ dừng ở mức theo dõi nợ theo khách, chưa bóc tách được công nợ theo từng xe hay từng lần sửa. Những khoản nợ phát sinh do sửa chữa nhiều hạng mục khác nhau vẫn cần ghi chú hoặc theo dõi thêm bằng công cụ khác.

TrustSales phù hợp với đơn vị thiên về bán hàng và chăm sóc khách, còn với gara cần kiểm soát thu chi – công nợ gắn chặt với quy trình sửa chữa thì chưa phải lựa chọn tối ưu.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng

Khi gara chuyển sang dùng phần mềm quản lý thu chi và công nợ khách hàng, giá trị lớn nhất là kiểm soát được tiền theo đúng nhịp làm việc của xưởng.

Mọi khoản thu, khoản chi và công nợ đều gắn với xe, với ca sửa và với khách cụ thể, giúp chủ gara ra quyết định dựa trên số liệu thực tế thay vì ước lượng.

• Kiểm soát dòng tiền theo ngày và theo ca sửa: Phần mềm cho phép theo dõi tiền vào – tiền ra ngay trong ngày, biết rõ ca sửa nào tạo doanh thu, ca nào phát sinh chi phí nhiều.
• Theo dõi công nợ khách hàng rõ ràng, không bị sót: Công nợ được ghi nhận ngay khi phát sinh và theo dõi theo từng khách, từng xe, từng lần sửa. 
• Giảm lệch sổ và hạn chế thất thoát: Quản lý thủ công bằng sổ hoặc Excel rời rạc rất dễ lệch số khi gara đông xe và nhiều hình thức thanh toán. Phần mềm giúp mọi giao dịch có dấu vết rõ ràng, truy ngược lại được nguồn phát sinh, từ đó giảm rủi ro thất thoát tiền.
• Chủ gara quản lý được tiền ngay cả khi không có mặt: Chỉ cần điện thoại hoặc máy tính, chủ xưởng vẫn xem được báo cáo thu chi, công nợ và dòng tiền theo thời gian thực.

So sánh quản lý thu chi & công nợ thủ công và bằng phần mềm

Để chủ gara dễ hình dung sự khác biệt, bảng dưới đây tổng hợp trực tiếp theo góc nhìn vận hành thực tế trong xưởng, không so sánh lý thuyết.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng

Quản lý bằng Excel có đủ dùng không?

Quản lý bằng Excel chỉ đủ dùng khi gara còn rất nhỏ, số xe ít và chủ gara trực tiếp theo dõi sổ sách mỗi ngày. Khi gara bắt đầu đông xe, phát sinh nhiều hình thức thanh toán và công nợ trả chậm, Excel không còn đáp ứng được việc truy vết công nợ theo từng xe và từng ca sửa, từ đó dễ dẫn đến lệch số và mất kiểm soát dòng tiền.

Chủ xưởng có xem được báo cáo từ xa không?

Khi sử dụng phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng, chủ xưởng hoàn toàn có thể xem báo cáo từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính. Hệ thống giúp chủ gara theo dõi thu chi, công nợ và dòng tiền theo thời gian thực, ngay cả khi không trực tiếp có mặt tại xưởng.

Bao lâu nên đối soát công nợ một lần?

Đối với gara có lượng xe ra vào thường xuyên, chủ gara nên đối soát công nợ hằng ngày hoặc tối thiểu theo tuần. Việc đối soát định kỳ giúp phát hiện sớm các khoản nợ đến hạn, chủ động nhắc khách thanh toán và tránh tình trạng công nợ kéo dài dẫn đến khó thu hồi.

Phần mềm quản lý thu chi & công nợ khách hàng là nền tảng giúp gara kiểm soát dòng tiền chủ động, thay vì chờ đến cuối tháng mới biết mình còn bao nhiêu tiền. Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC, VC Garage triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng chỉ với 5 triệu đồng, giúp gara quản lý thu chi, công nợ, kho phụ tùng và lãi lỗ trên một hệ thống duy nhất.

Lên hệ ngay qua số 0985967654 để được tư vấn đúng mô hình xưởng và đăng ký dùng thử trước khi quyết định.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.