7 phần mềm quản lý lệnh sửa chữa & các tính năng của phần mềm

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 205 Views

Phần mềm quản lý lệnh sửa chữa giúp tối ưu quy trình từ tiếp nhận xe, lập báo giá, theo dõi tiến độ, đến xuất xưởng và quản lý kho phụ tùng. Các giải pháp hàng đầu bao gồm VC Garage, carCRM, KGara (MISA), EGara, Viindoo, iCMMS/Quasoft và Carsoft. Các phần mềm này thường hỗ trợ trên cả máy tính và điện thoại, giúp gara ô tô hoặc xưởng dịch vụ nâng cao hiệu suất và chăm sóc khách hàng tốt hơn. 

Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý lệnh sửa chữa:

• Tiếp nhận & lập lệnh: Tiếp nhận thông tin khách hàng/xe, lập phiếu sửa chữa, báo giá nhanh chóng.
• Theo dõi tiến độ: Cập nhật trạng thái xe (đang sửa, chờ vật tư, đã xong) theo thời gian thực.
• Quản lý kho phụ tùng: Nhập/xuất, tồn kho, tự động trừ kho khi xuất vật tư cho lệnh sửa chữa.
• Điều phối nhân sự: Giao việc cho kỹ thuật viên và theo dõi năng suất.
• Thanh toán & Báo cáo: Xuất hóa đơn, quản lý công nợ, phân tích doanh thu và hiệu quả hoạt động. 

Top phần mềm quản lý lệnh sửa chữa phổ biến:

1. VC Garage: Chuyên gara ô tô, theo dõi trạng thái xe (RO) xuyên suốt.
2. carCRM: Quản lý từ rửa xe đến sửa chữa lớn.
3. KGara: Giải pháp từ MISA, phổ biến cho các gara phổ thông.
4. EGara: Hỗ trợ app mobile, quản lý chi nhánh hiệu quả.
5. Viindoo Repairs: Quản lý lệnh sửa chữa liên quan đến bảo hành.
6. iCMMS/Quasoft: Tối ưu cho bảo trì thiết bị máy móc.
7. Carsoft: Phần mềm quản lý mua bán, sửa chữa ô tô.

Phần mềm quản lý lệnh sửa chữa là giải pháp giúp gara kiểm soát toàn bộ quá trình sửa xe thông qua từng RO (Repair Order), từ lúc tiếp nhận, báo giá, sửa chữa đến bàn giao. Phần mềm cho phép theo dõi trạng thái xe, phụ tùng, công thợ và chi phí phát sinh theo từng lệnh sửa chữa, giúp chủ gara biết rõ xe nào lời, xe nào lỗ.

Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý lệnh sửa chữa

Dưới đây là các tính năng cốt lõi mà một phần mềm quản lý lệnh sửa chữa đúng nghĩa bắt buộc phải có.

• Quản lý lệnh sửa chữa (RO) theo từng xe, xuyên suốt ca sửa: Mỗi xe vào xưởng được tạo một RO riêng, theo dõi trạng thái từ tiếp nhận đến bàn giao.
• Gắn phụ tùng trực tiếp vào từng lệnh sửa chữa: Phụ tùng được xuất kho và gắn thẳng vào RO của xe đang sửa, tránh tình trạng xuất mà không biết dùng cho xe nào.
• Gắn công thợ và thời gian làm việc theo RO: Mỗi giờ công, mỗi hạng mục sửa chữa đều được ghi nhận theo từng lệnh sửa chữa. Cách làm này giúp phát hiện sớm các ca sửa vượt định mức công, tránh tình trạng thợ làm quá giờ nhưng không được kiểm soát.

• Theo dõi tiến độ sửa chữa theo thời gian thực: Phần mềm hiển thị rõ xe nào đang sửa, xe nào chờ phụ tùng, xe nào đã xong nhưng chưa bàn giao.
• Kiểm soát lãi – lỗ theo từng lệnh sửa chữa: Doanh thu và chi phí được tổng hợp trực tiếp trên từng RO, giúp chủ gara biết ngay xe nào lời, xe nào lỗ.
• Lưu trữ lịch sử sửa chữa theo từng xe và khách hàng: Mỗi RO sau khi hoàn tất trở thành dữ liệu lịch sử để tra cứu và tư vấn cho lần quay lại.
• Tổng hợp dữ liệu RO phục vụ báo cáo và ra quyết định: Từ các lệnh sửa chữa, phần mềm tự động tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí và hiệu suất theo ngày hoặc ca sửa.

Top 7 phần mềm quản lý lệnh sửa chữa phổ biến

Mỗi phần mềm quản lý lệnh sửa chữa được xây dựng theo một định hướng khác nhau, phù hợp với từng mô hình gara. Việc lựa chọn đúng phần mềm phụ thuộc vào quy mô xưởng, mức độ phức tạp của lệnh sửa chữa (RO) và nhu cầu kiểm soát lãi – lỗ theo từng xe.

VC Garage – Chuyên gara ô tô, theo dõi trạng thái xe (RO) xuyên suốt

VC Garage được phát triển chuyên sâu cho nghiệp vụ sửa chữa ô tô, lấy lệnh sửa chữa (RO) làm trung tâm quản lý. Phần mềm cho phép theo dõi toàn bộ vòng đời của một RO, từ lúc tiếp nhận xe, báo giá, sửa chữa, chờ phụ tùng đến khi bàn giao. Nhờ đó, gara tránh được tình trạng quên xe, sửa trễ hoặc không nắm rõ xe đang nằm ở công đoạn nào.

Lợi ích lớn nhất của VC Garage là khả năng gắn phụ tùng, công thợ và chi phí trực tiếp vào từng RO, giúp chủ gara nhìn rõ lãi – lỗ theo từng xe ngay trong ngày. Phần mềm phù hợp nhất với gara nhỏ và vừa, gara sửa chữa tổng hợp hoặc gara chuyên xe Đức, xe cao cấp, nơi số lượng hạng mục sửa nhiều và phát sinh chi phí thường xuyên cần được kiểm soát chặt.

Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC, VC Garage triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng phần mềm quản lý lệnh sửa chữa chỉ 5.000.000 VNĐ/năm. Bạn có thể liên hệ trực tiếp VC Garage qua số 0985967654 để được hỗ trợ chi tiết.

carCRM – Quản lý từ rửa xe đến sửa chữa lớn

carCRM là phần mềm quản lý dịch vụ tổng hợp, hỗ trợ cả các dịch vụ nhẹ như rửa xe, chăm sóc xe đến các ca sửa chữa lớn. Lệnh sửa chữa trong carCRM giúp gara ghi nhận hạng mục dịch vụ và theo dõi trạng thái cơ bản của xe trong xưởng.

Phần mềm này phù hợp với gara dịch vụ tổng hợp, lượng xe vào ra nhiều nhưng mức độ phức tạp của RO không quá cao. Với các xưởng cần kiểm soát sâu lãi – lỗ theo từng lệnh sửa chữa hoặc quản lý phụ tùng chi tiết, carCRM có thể chưa đáp ứng đủ nhu cầu vận hành chuyên sâu.

KGara – Giải pháp từ MISA, phổ biến cho các gara phổ thông

KGara là phần mềm quản lý gara thuộc hệ sinh thái MISA, có lợi thế về khả năng kết nối kế toán và hóa đơn. Lệnh sửa chữa trong KGara giúp gara quản lý thông tin xe, khách hàng và các hạng mục sửa chữa cơ bản.

Phần mềm phù hợp với gara quy mô nhỏ, nhu cầu quản lý đơn giản và ưu tiên kết nối kế toán. Với các gara có nhiều ca sửa phức tạp, phát sinh phụ tùng và công thợ liên tục, KGara thường cần nhiều thao tác và thời gian làm quen hơn để khai thác hiệu quả.

EGara – Hỗ trợ app mobile, quản lý chi nhánh hiệu quả

EGara nổi bật với khả năng hỗ trợ quản lý lệnh sửa chữa qua app mobile, giúp chủ gara theo dõi tình trạng xe và hoạt động xưởng từ xa. Phần mềm cho phép quản lý nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống.

EGara phù hợp với gara có từ hai chi nhánh trở lên hoặc chủ xưởng không thường xuyên có mặt tại xưởng. Để quản lý RO hiệu quả, gara cần chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu, nếu không dữ liệu lệnh sửa chữa dễ bị thiếu hoặc nhập không đồng nhất.

Viindoo Repairs – Quản lý lệnh sửa chữa liên quan đến bảo hành

Viindoo Repairs là module sửa chữa trong hệ thống ERP Viindoo, tập trung nhiều vào quản lý bảo hành, bảo trì và quy trình kỹ thuật chuẩn. Lệnh sửa chữa được xây dựng theo luồng quản trị doanh nghiệp thay vì đặc thù gara ô tô.

Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ lớn hoặc trung tâm bảo hành, nơi quy trình sửa chữa gắn liền với bảo hành và kiểm soát nội bộ. Với gara sửa chữa ô tô độc lập, Viindoo thường khá phức tạp và chi phí triển khai cao.

iCMMS / Quasoft – Tối ưu cho bảo trì thiết bị máy móc

iCMMS và Quasoft là các giải pháp quản lý bảo trì, tập trung vào lệnh bảo dưỡng định kỳ cho máy móc, thiết bị. Hệ thống lệnh sửa chữa thiên về quản lý tài sản hơn là sửa chữa xe dịch vụ.

Các phần mềm này phù hợp với xưởng bảo trì thiết bị, nhà máy hoặc đội xe nội bộ, không phù hợp với gara ô tô dịch vụ có nhiều khách lẻ, nhiều phát sinh phụ tùng và công thợ theo từng xe.

Carsoft – Phần mềm quản lý mua bán, sửa chữa ô tô

Carsoft hướng đến các đơn vị vừa mua bán xe vừa cung cấp dịch vụ sửa chữa. Lệnh sửa chữa trong Carsoft giúp lưu lịch sử sửa xe và quản lý thông tin xe trong kho.

Phần mềm phù hợp với gara kết hợp showroom xe cũ, nhu cầu quản lý cả xe bán và xe sửa. Với các gara thuần sửa chữa, Carsoft chưa thực sự tối ưu sâu cho quản lý RO, tiến độ sửa và lãi – lỗ theo từng ca sửa.

So sánh phần mềm quản lý lệnh sửa chữa với Excel

Nhiều gara hiện nay vẫn quản lý lệnh sửa chữa bằng Excel vì quen tay và chi phí thấp. Tuy nhiên, khi số lượng xe tăng, ca sửa phức tạp hơn và phát sinh nhiều phụ tùng – công thợ, Excel nhanh chóng bộc lộ giới hạn.

Sự khác biệt giữa Excel và phần mềm quản lý lệnh sửa chữa thể hiện rất rõ ở khả năng kiểm soát RO và lãi – lỗ theo từng xe.

Khi gara bắt đầu có từ 10–15 xe/ngày, nhiều thợ cùng làm và thường xuyên phát sinh sửa ngoài báo giá, Excel sẽ không còn đủ khả năng kiểm soát. Phần mềm quản lý lệnh sửa chữa giúp chuẩn hóa RO, gom toàn bộ dữ liệu về một chỗ và cho phép chủ gara nhìn được lãi – lỗ theo từng xe chỉ sau 7–14 ngày sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý lệnh sửa chữa

Phần mềm quản lý lệnh sửa chữa có giúp giảm thất thoát không?

Có. Khi phụ tùng và công thợ được gắn trực tiếp vào từng RO, gara truy ngược được mọi phát sinh theo từng xe. Theo dữ liệu triển khai thực tế, các gara chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm thường giảm 5–10% thất thoát phụ tùng mỗi tháng.

Chi phí phần mềm quản lý lệnh lệnh sửa chữa có cao không?

Chi phí phần mềm hiện nay ở mức thấp đến trung bình, thấp hơn nhiều so với chi phí thất thoát và sai sót khi quản lý thủ công. Với các chương trình ưu đãi theo năm, chi phí phần mềm thường chỉ tương đương tiền thất thoát của 1–2 ca sửa trong tháng.

Phần mềm quản lý lệnh sửa chữa có thay thế hoàn toàn Excel không?

Phần mềm không chỉ thay thế Excel mà còn giải quyết những điểm Excel không làm được, như theo dõi trạng thái xe theo thời gian thực, gắn phụ tùng – công thợ vào từng RO và tính lãi – lỗ theo từng ca sửa. Excel chỉ phù hợp khi xưởng rất ít xe và nghiệp vụ đơn giản.

Bao lâu thì gara thấy hiệu quả khi dùng phần mềm quản lý lệnh sửa chữa?

Với các gara triển khai đúng quy trình, thời gian setup và làm quen thường từ 7–14 ngày. Sau khoảng 2–4 tuần, chủ gara bắt đầu nhìn rõ tình trạng xe trong xưởng, tiến độ sửa và các ca sửa đang làm lỗ mà trước đó không phát hiện được.

Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC, VC Garage triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm, phù hợp với cả gara nhỏ và vừa. Để được tư vấn phần mềm quản lý lệnh sửa chữa và xem demo thực tế quy trình quản lý lệnh sửa chữa, bạn có thể liên hệ qua số 0985967654 để được hỗ trợ chi tiết.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.