- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 18 Views
Trong 2–3 năm gần đây, phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa không còn là công cụ cộng sổ, mà đã trở thành hệ thống vận hành bắt buộc với các gara muốn kiểm soát lãi lỗ, giảm thất thoát và làm việc chuyên nghiệp. Bài viết này tổng hợp các phần mềm đang phổ biến tại Việt Nam, phân tích dựa trên góc nhìn vận hành thực tế.
Mục lục
6 phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa gara ô tô tốt nhất 2026
Dưới đây là danh sách 6 phần mềm được nhiều gara tìm hiểu và sử dụng trong giai đoạn 2025–2026. Việc đánh giá tập trung vào khả năng quản lý dịch vụ sửa chữa (RO), kho, công thợ, báo giá và lãi lỗ, thay vì chỉ nhìn vào giao diện hay quảng cáo.
Phần mềm quản lý gara ô tô VC Garage
VC Garage được phát triển theo hướng phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa chuyên sâu cho gara ô tô, tập trung giải quyết bài toán vận hành thật trong xưởng. Điểm cốt lõi của VC Garage là quản lý lệnh sửa chữa (RO) theo từng xe, liên kết trực tiếp với phụ tùng, công thợ và chi phí phát sinh.
Các gara đang dùng VC Garage thường cải thiện rõ 3 điểm: giảm thất thoát phụ tùng, rút ngắn thời gian báo giá và nhìn được lãi – lỗ theo từng ca sửa, thay vì chờ cuối tháng tổng hợp.
Một số dữ liệu vận hành ghi nhận khi triển khai:
- Thời gian tạo 1 RO: giảm từ ~10–15 phút (ghi tay/Excel) xuống còn 2–3 phút
- Tỷ lệ lệch tồn kho phụ tùng: giảm từ 15–25% xuống dưới 5%
- Thời gian báo giá cho khách: nhanh hơn 30–40% nhờ mẫu báo giá sẵn
VC Garage phù hợp với gara vừa, gara muốn chuyên nghiệp hóa và các xưởng có định hướng mở rộng, đặc biệt là khi chủ xưởng cần quản lý từ xa qua điện thoại. Liên hệ 0985967654 để dùng thử phần mềm và mua phần mềm với giá chỉ 5 triệu/năm.
Phần mềm carCRM
carCRM là phần mềm được nhiều gara biết đến với thế mạnh về quản lý khách hàng và lịch sử sửa chữa. Hệ thống tập trung vào lưu thông tin xe, khách hàng và các lần sửa chữa trước đó, giúp cố vấn dịch vụ tra cứu nhanh khi tiếp nhận xe.
Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, carCRM phù hợp hơn với gara chú trọng CRM, còn các nghiệp vụ sâu như gắn phụ tùng vào RO, theo dõi công thợ và phân tích lãi lỗ theo xe cần cấu hình thêm hoặc kết hợp quy trình thủ công.
Phần mềm quản lý gara KGara
KGara được nhiều gara nhỏ và vừa lựa chọn do chi phí ban đầu không quá cao và có đủ các tính năng cơ bản: tiếp nhận xe, lập lệnh sửa chữa, quản lý kho và thu chi.
Điểm hạn chế thường gặp là giao diện và quy trình chưa tối ưu cho gara đông xe, khi số lượng RO tăng cao thì việc kiểm soát tiến độ và báo cáo chi tiết theo xe vẫn cần thao tác thủ công bổ sung.
Phần mềm quản lý Open24
Open24 là nền tảng quản lý đa ngành, trong đó có phiên bản dành cho gara ô tô. Ưu điểm là dễ tiếp cận, quen với người dùng bán lẻ.
Tuy nhiên, vì không phát triển riêng cho nghiệp vụ gara, nên khi áp dụng vào quản lý dịch vụ sửa chữa chuyên sâu, nhiều xưởng vẫn phải dùng thêm Excel để theo dõi công thợ, lãi lỗ và tồn kho chi tiết.
Phần mềm quản lý Carsoft
Carsoft là giải pháp đã có mặt khá lâu trên thị trường, thường được các gara truyền thống biết đến. Phần mềm hỗ trợ quản lý sửa chữa, kho và hóa đơn ở mức cơ bản.
Tuy nhiên, với các gara đang muốn số hóa toàn bộ quy trình dịch vụ sửa chữa, Carsoft chưa mạnh ở mảng báo cáo quản trị, phân tích hiệu quả dịch vụ và quản lý theo thời gian thực.
Phần mềm gara EGara
EGara tập trung nhiều vào quản lý quy trình sửa chữa và lưu trữ dữ liệu, phù hợp với gara có nhu cầu quản lý hồ sơ xe và lịch sử sửa chữa.
Trong vận hành thực tế, EGara đáp ứng tốt khâu ghi nhận thông tin, nhưng khả năng liên kết chặt giữa dịch vụ sửa chữa – kho – công thợ chưa phải là thế mạnh nổi bật, đặc biệt với các xưởng có khối lượng công việc lớn.
Bảng so sánh nhanh các phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa gara
| Tiêu chí | VC Garage | carCRM | KGara | Carsoft | EGara | Open24 |
| Quản lý lệnh sửa chữa (RO) | Tốt | Cơ bản | Tốt | Tốt | Tốt | Tốt |
| Gắn phụ tùng & công thợ vào RO | Tốt | Hạn chế | Hạn chế | Hạn chế | Hạn chế | |
| Theo dõi lãi – lỗ theo xe | Tốt | Hạn chế | ||||
| Quản lý từ xa trên điện thoại | Tốt | Hạn chế | Hạn chế | Hạn chế | Tốt | |
| Phù hợp gara vận hành thực tế | Cao | Trung bình | Trung bình | Thấp | Trung bình | Thấp |
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa
Từ góc nhìn người làm nghề, lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa là khả năng kiểm soát được xưởng khi xe đông và người nhiều.
- Kiểm soát dịch vụ sửa chữa theo từng xe, từng ca: Khi mỗi xe được quản lý bằng một lệnh sửa chữa rõ ràng, gara biết chính xác:
- Xe đang ở công đoạn nào
- Đã dùng những phụ tùng gì
- Công thợ đã thực hiện bao nhiêu
- Giảm thất thoát phụ tùng và chi phí vô hình: Khi dùng phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa thì mọi phụ tùng đều phải đi qua RO, nhập – xuất – tồn có dấu vết. Thực tế cho thấy, gara chuyển từ Excel sang phần mềm thường giảm được 10–20% chi phí thất thoát kho chỉ sau 1–2 tháng.
- Biết lãi – lỗ sớm, không chờ cuối tháng: Thay vì đợi kế toán tổng hợp, phần mềm cho phép chủ gara xem nhanh hiệu quả từng dịch vụ, từng xe. Điều này giúp điều chỉnh giá, công thợ và chính sách bán hàng kịp thời.
- Tiết kiệm thời gian quản lý & giảm phụ thuộc con người: Phần mềm giúp giảm thời gian cộng sổ, đối chiếu, hạn chế phụ thuộc vào một người “nhớ hết” việc. Với gara vừa, thời gian làm quen và sử dụng ổn định thường rơi vào 7–14 ngày, chi phí ở mức thấp đến trung bình so với giá trị kiểm soát mang lại.
So sánh Excel và phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa
Excel từng là công cụ phổ biến với nhiều gara vì dễ dùng – quen tay – chi phí thấp. Tuy nhiên, khi số lượng xe tăng, dịch vụ nhiều và nhân sự đông, Excel bộc lộ khá rõ các điểm nghẽn trong quản lý dịch vụ sửa chữa.
Bảng so sánh Excel và phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa gara
| Tiêu chí | Quản lý bằng Excel | Phần mềm quản lý |
| Quản lý lệnh sửa chữa (RO) | Không có RO chuẩn, ghi chép rời rạc | Mỗi xe = 1 RO, truy vết đầy đủ |
| Theo dõi tiến độ sửa chữa | Phụ thuộc hỏi miệng | Cập nhật theo thời gian thực |
| Gắn phụ tùng & công thợ | Ghi tay, dễ sót | Bắt buộc gắn vào RO |
| Kiểm soát thất thoát | Khó kiểm soát | Giảm 10–20% thất thoát kho |
| Biết lãi – lỗ theo xe | Không làm được | Xem ngay khi đóng RO |
| Quản lý khi không có mặt | Không | Xem trên điện thoại |
| Chi phí sử dụng | Thấp | Thấp – Trung bình |
| Thời gian thấy hiệu quả | Không rõ | 7–30 ngày |
Dữ liệu vận hành thực tế cho thấy gara quản lý dịch vụ sửa chữa bằng Excel thường gặp 15–25% sai lệch tồn kho, thời gian báo giá chậm hơn trung bình 30–40% do phải hỏi giá và cộng tay. Ngược lại, khi chuyển sang phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa, dữ liệu được ghi nhận ngay từ đầu vào (RO), giúp gara kiểm soát chi phí theo từng xe, giảm phụ thuộc vào trí nhớ con người và tránh tranh cãi nội bộ.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa gara
Gara nhỏ có cần dùng phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa không?
Có. Thực tế, gara nhỏ càng cần phần mềm vì ít người nhưng nhiều việc. Phần mềm giúp chủ gara không phải “ôm sổ”, vẫn kiểm soát được dịch vụ sửa chữa khi xe đông.
Dùng phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa bao lâu thì thấy hiệu quả?
Thông thường từ 7–14 ngày là gara bắt đầu kiểm soát tốt RO và kho. Sau 1 tháng, chủ gara đã nhìn rõ lãi – lỗ từng dịch vụ sửa chữa.
Thợ lớn tuổi, không rành công nghệ có dùng được không?
Có, nếu phần mềm được thiết kế theo ngôn ngữ xưởng. Thực tế triển khai cho thấy thợ chỉ cần thao tác vài bước cơ bản liên quan đến xe mình đang sửa.
Phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa đang trở thành công cụ vận hành bắt buộc với các gara ô tô muốn làm việc bài bản, kiểm soát được lãi – lỗ và giảm thất thoát. Khi số lượng xe tăng, quản lý bằng Excel không còn đủ an toàn và minh bạch.
