VC Garage – Giải pháp phần mềm quản lý dịch vụ gara hiệu quả

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 71 Views

Phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage giúp kiểm soát lệnh sửa chữa, lãi lỗ từng xe, giảm thất thoát phụ tùng, theo dõi tiến độ và chuẩn hóa quy trình vận hành. Phần mềm tích hợp đầy đủ CRM, lịch hẹn, lịch sử sửa chữa, báo giá, nhắc bảo dưỡng và quản lý RO minh bạch. Chi phí sử dụng từ 5.000.000 VNĐ/năm, không giới hạn người dùng, phù hợp cho gara nhỏ đến xưởng đang mở rộng.

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý dịch vụ gara:

• Kiểm soát lệnh sửa chữa (RO) rõ ràng, biết lãi lỗ từng xe ngay khi đóng RO
• Giảm thất thoát phụ tùng, tồn kho minh bạch, hạn chế lệch kho
• Rút ngắn thời gian báo giá xuống khoảng 5 phút
• Theo dõi tiến độ sửa chữa theo thời gian thực
• Chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc vào con người

Tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage:

• Quản lý khách hàng & hồ sơ xe (CRM)
• Đặt lịch hẹn sửa chữa, bảo dưỡng
• Lưu trữ lịch sử sửa chữa theo từng xe
• Nhắc bảo dưỡng tự động qua SMS/Zalo
• Tạo báo giá sửa chữa nhanh, chính xác
• Chuẩn hóa & quản lý lệnh sửa chữa (RO)
• Theo dõi tiến độ sửa chữa từng xe
• Quản lý hiệu quả cố vấn dịch vụ
• Quy trình tiếp nhận xe minh bạch, giảm tranh chấp

Chi phí triển khai VC Garage:

• Chi phí từ 5.000.000 VNĐ/năm
• Không giới hạn người dùng và thiết bị
• Đầy đủ tính năng: RO, kho, CRM, báo giá, chăm sóc khách hàng
• Phù hợp gara nhỏ đến xưởng đang mở rộng

Phần mềm quản lý dịch vụ gara thường chỉ được các chủ xưởng chú ý khi lượng xe tăng, sổ sách bắt đầu rối, phụ tùng khó kiểm soát và cuối tháng không rõ lãi hay lỗ. Khi tìm kiếm giải pháp, điều quan trọng là phần mềm có giúp vận hành gọn hơn, kiểm soát tiền rõ ràng và áp dụng thực tế trong xưởng hay không. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ gara trong vận hành thực tế

Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ gara: 

Kiểm soát lệnh sửa chữa (RO) hiệu quả

Khi dùng phần mềm quản lý dịch vụ gara, mọi nghiệp vụ đều xoay quanh RO. Mỗi xe vào xưởng đều có một lệnh sửa chữa riêng, gắn đầy đủ phụ tùng, công thợ và chi phí phát sinh. Ngay khi đóng RO, chủ gara nhìn thấy doanh thu – chi phí – lãi lỗ của chính xe đó, không cần chờ đến cuối ngày hay cuối tháng.

Giảm thất thoát phụ tùng

Phần mềm quản lý dịch vụ gara giúp truy vết từng món phụ tùng: xuất cho xe nào, lúc nào, ai thao tác, từ đó kho không còn là “vùng mù” như trước. Dữ liệu từ các gara chuyển sang phần mềm cho thấy, khi phụ tùng bắt buộc xuất kho theo RO, tỷ lệ lệch tồn giảm rõ rệt, từ mức phổ biến 5–10% xuống dưới 2% sau vài tuần vận hành. 

Rút ngắn thời gian báo giá

Khi sử dụng phần mềm có mẫu báo giá sẵn, dữ liệu phụ tùng đã có trong hệ thống, thời gian báo giá trung bình sẽ giảm xuống còn khoảng 5 phút. 

Quản lý tiến độ sửa chữa rõ ràng

Với phần mềm quản lý dịch vụ gara, tiến độ từng RO được cập nhật theo trạng thái: chờ phụ tùng, đang sửa, chờ test, sẵn sàng giao xe. Chủ xưởng hoặc quản lý chỉ cần mở hệ thống là nắm được tình hình toàn xưởng theo thời gian thực, kể cả khi không có mặt trực tiếp.

Giảm phụ thuộc con người

Phần mềm quản lý dịch vụ gara giúp chuẩn hóa quy trình: tiếp nhận xe, tạo RO, báo giá, sửa chữa, bàn giao. Dữ liệu nằm trong hệ thống, không nằm trong đầu ai cả. Điều này giúp gara dễ đào tạo người mới, vận hành ổn định hơn và sẵn sàng mở rộng quy mô.

Nếu bạn muốn chuẩn hóa quy trình, kiểm soát xưởng bằng số liệu rõ ràng và giảm phụ thuộc con người, hãy liên hệ VC Garage qua Hotline: 0985967654 để được tư vấn và mua phần mềm phù hợp với quy mô xưởng của bạn.

Những tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage

Dưới đây là 9 tính tăng chính trong phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage:

Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) gara

CRM trong phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage lưu toàn bộ hồ sơ khách và xe: thông tin liên hệ, lịch sử sửa chữa, phụ tùng đã thay, hạng mục thường làm. Khi khách quay lại, chỉ cần tra cứu biển số là nắm được toàn bộ lịch sử, giúp tư vấn nhanh, đúng và chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống đặt lịch hẹn gara

Hệ thống đặt lịch hẹn trong phần mềm quản lý dịch vụ gara cho phép ghi nhận lịch sửa, bảo dưỡng trước. Quản lý nhìn được lịch xe theo ngày, theo khung giờ để phân bổ thợ và cầu nâng hợp lý, tránh tình trạng xe dồn cùng lúc hoặc hẹn chồng chéo.

Quản lý lịch sử sửa chữa xe

Tính năng quản lý lịch sử sửa chữa giúp lưu lại toàn bộ RO theo từng xe. Khi mở lại hồ sơ, cố vấn dịch vụ biết ngay xe từng thay phụ tùng gì, lần gần nhất sửa hạng mục nào. Điều này không chỉ giúp tư vấn chính xác mà còn tạo sự tin tưởng cho khách hàng.

Nhắc bảo dưỡng tự động qua SMS/Zalo

Phần mềm quản lý dịch vụ gara được tích hợp tính năng gửi SMS/Zalo nhắc bảo dưỡng cho khách hàng theo mốc thời gian hoặc số km. Việc này giúp gara chủ động chăm sóc khách cũ, tăng tỷ lệ quay lại mà không tốn thêm nhân sự.

Tạo báo giá sửa chữa ô tô

VC Garage cung cấp mẫu báo giá sẵn, liên kết trực tiếp với phụ tùng và công sửa. Cố vấn dịch vụ chỉ cần chọn hạng mục là có báo giá rõ ràng, giúp rút ngắn thời gian chờ và tăng tỷ lệ chốt sửa.

Tối ưu quy trình tạo lệnh sửa chữa (RO):

VC Garage chuẩn hóa quy trình tạo RO ngay từ lúc tiếp nhận xe. Mỗi RO gắn đầy đủ phụ tùng, công thợ và chi phí phát sinh. Khi đóng RO, hệ thống tự động tổng hợp doanh thu và chi phí, giúp chủ xưởng biết chính xác hiệu quả từng ca sửa.

Theo dõi tiến độ sửa chữa xe:
Phần mềm quản lý dịch vụ gara cho phép cập nhật trạng thái sửa chữa theo từng RO. Quản lý chỉ cần mở hệ thống là biết xe nào đang sửa, xe nào chờ phụ tùng, xe nào sắp giao, kể cả khi đang ở ngoài xưởng.

Quản lý cố vấn dịch vụ:

VC Garage ghi nhận RO theo cố vấn dịch vụ, từ đó chủ xưởng theo dõi được số xe tiếp nhận, giá trị sửa chữa và hiệu quả tư vấn của cố vấn.

Quản lý quy trình tiếp nhận xe chuẩn:

Phần mềm quản lý dịch vụ gara hỗ trợ quy trình tiếp nhận xe rõ ràng: ghi nhận tình trạng ban đầu, hạng mục đề xuất, yêu cầu của khách. Dữ liệu này theo suốt RO đến khi bàn giao, giúp gara giảm rủi ro tranh chấp và làm việc minh bạch hơn.

Chi phí triển khai phần mềm quản lý dịch vụ gara của VC Garage

Chi phí triển khai phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage hiện ở mức từ 5.000.000 VNĐ mỗi năm, thấp hơn rất nhiều so với chi phí thất thoát phụ tùng, công thợ và sai lệch lãi lỗ mà gara thường gặp khi quản lý bằng Excel.

Trong thực tế, chỉ cần giảm được 1–2 ca sửa bị lệch chi phí mỗi tháng, phần mềm đã tự “hoàn vốn”. Đây là khoản chi cho quản trị vận hành, không phải chi phí công nghệ thuần túy.

Khác với nhiều phần mềm tính phí theo tài khoản hoặc thiết bị, phần mềm quản lý dịch vụ gara VC Garage cho phép:

• Sử dụng đầy đủ các tính năng cốt lõi: RO, kho phụ tùng, báo giá, CRM, theo dõi tiến độ, chăm sóc khách hàng.
• Không giới hạn số lượng người dùng: chủ xưởng, quản lý, cố vấn dịch vụ, thợ.
• Không giới hạn thiết bị: máy tính tại xưởng, điện thoại của chủ gara hoặc quản lý.

So sánh quản lý gara bằng Excel và phần mềm quản lý dịch vụ gara

Nhiều gara hiện nay vẫn dùng Excel vì quen tay và không mất phí bản quyền. Tuy nhiên, khi số xe tăng lên, Excel bộc lộ khá nhiều hạn chế trong vận hành thực tế.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết bạn có thể tham khảo:

Câu hỏi thường gặp khi mua phần mềm quản lý dịch vụ gara

Gara nhỏ có nên dùng phần mềm quản lý không?

Gara nhỏ càng nên dùng sớm. Khi số xe chưa quá nhiều, việc chuẩn hóa quy trình và dữ liệu dễ hơn, chi phí phần mềm cũng thấp hơn rất nhiều so với chi phí thất thoát kéo dài.

Có cần nhân viên rành công nghệ mới dùng được không?

Việc sử dụng phần mềm này không cần nhân viên quá rành về công nghệ vì phần mềm được thiết kế đơn giản, thợ và cố vấn dịch vụ chỉ cần làm đúng quy trình được hướng dẫn là dùng được, kể cả với người không rành máy tính.

Có dùng được trên điện thoại không hay chỉ dùng trên máy tính?

VC Garage có app mobile cho chủ xưởng và quản lý, giúp theo dõi tình hình xưởng và báo cáo cơ bản ngay trên điện thoại.

Phần mềm quản lý dịch vụ gara không phải để thay thế kinh nghiệm làm nghề, mà để biến kinh nghiệm đó thành dữ liệu rõ ràng, giúp bạn ra quyết định chính xác hơn mỗi ngày. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ sổ sách hoặc Excel sang một hệ thống bài bản hơn, hãy liên hệ cho VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn và mua phần mềm với giá ưu đãi nhất!

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.