- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 4 Views
Mẫu biên bản giao nhận xe ô tô là tài liệu bắt buộc trong hầu hết các tình huống tiếp nhận, bàn giao xe tại gara, showroom hoặc giữa các cá nhân. Một biên bản làm đúng ngay từ đầu giúp mọi thông tin về xe, tình trạng và tài sản đi kèm được ghi nhận minh bạch, có căn cứ đối chiếu khi phát sinh vấn đề.
Mục lục
Biên bản biên bản giao nhận xe ô tô đúng quy chuẩn
Một mẫu biên bản giao nhận xe ô tô đúng chuẩn không cần quá dài, nhưng bắt buộc phải đủ thông tin và dễ đối chiếu. Dưới đây là cấu trúc mà chúng tôi đang áp dụng tại nhiều gara đã số hóa quy trình.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO XE Ô TÔ CHO NHÂN VIÊN
(Số: …/BB-…)
Hôm nay, vào … giờ… phút, ngày…/…/… tại địa chỉ: …………………….
Chúng tôi gồm các bên sau đây tiến hành lập biên bản giao xe ô tô:
I. BÊN GIAO XE
Ông/ Bà: ……………………………………… Chức vụ: …………………….
Số điện thoại: …………………………………………………………….
II. BÊN ĐƯỢC GIAO
Ông/ Bà: ……………………………………… Chức vụ: ……………………
Số điện thoại: ……………………………………………………………
III. XE ĐƯỢC GIAO
Hai bên thỏa thuận và cam kết các điều khoản sau đây:
1. Bên giao xe tiến hành giao xe ô tô có thông tin như sau cho bên nhận:
Tên, ký hiệu, mã hiệu, quy cách: ……………………………………………………………
Màu sắc: …………………………………………………………………
Sản xuất tại: ……………………………………… Năm: ………………
Biển số: ………………………………………………………………….
Giấy phép đăng ký: ……………………………………………………..
Tình trạng xe:…………………………………………………………………………………………………….
Trang thiết bị đi kèm xe (nếu có): ………………………………………………………
2. Bên được giao xe ô tô có trách nhiệm sử dụng an toàn, hiệu quả, tuân thủ các quy định của pháp luật; Bảo quản xe, tài sản trên xe và các tài sản khác thuộc sở hữu của công ty; Thông báo, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh hoặc có thể xảy ra trong quá trình được giao xe.
Các cam kết khác theo quy định của pháp luật.
Biên bản lập xong vào… giờ … phút, ngày…/…/…. Biên bản được lập thành… bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ… bản.
……, ngày… tháng… năm…
BÊN GIAO XE BÊN NHẬN X
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên)
Nội dung cần có trong mẫu biên bản giao nhận xe ô tô
Tùy vào mục đích sử dụng như bàn giao xe ô tô sửa chữa, bàn giao xe ô tô cho thuê, bàn giao xe máy hay bàn giao xe trong mua bán, ký gửi, nội dung chi tiết của mỗi biên bản sẽ có sự điều chỉnh cho phù hợp.
Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý và khả năng đối chiếu khi phát sinh vấn đề, một biên bản bàn giao xe được xem là đúng chuẩn cần phải đáp ứng đầy đủ các nội dung cơ bản sau:
- Thông tin đầy đủ và chính xác để xác định rõ bên giao xe và bên nhận xe, bao gồm danh tính, thông tin liên hệ và tư cách tham gia bàn giao.
- Thời gian và địa điểm cụ thể nơi việc bàn giao xe được thực hiện, làm căn cứ xác định mốc trách nhiệm giữa các bên.
- Toàn bộ thông tin liên quan đến chiếc xe tại thời điểm bàn giao như đặc điểm nhận dạng, hiện trạng sử dụng và tình trạng các bộ phận liên quan.
- Danh sách các phụ kiện, trang bị gắn liền hoặc đi kèm theo xe tại thời điểm giao nhận để tránh tranh chấp về tài sản phát sinh.
- Hồ sơ, giấy tờ xe được bàn giao kèm theo (nếu có) và phạm vi trách nhiệm quản lý các giấy tờ này.
- Chữ ký xác nhận của cả bên giao và bên nhận xe, thể hiện sự thống nhất đối với toàn bộ nội dung biên bản.
Về giá trị bàn giao và phương thức thanh toán, hai bên sẽ tự thỏa thuận và ghi nhận rõ trong biên bản hoặc trong hợp đồng liên quan. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể hoặc không đạt được sự thống nhất, giá trị thanh toán sẽ được xác định theo mức giá phổ biến trên thị trường tại thời điểm và địa điểm ký kết, đồng thời áp dụng theo tập quán giao dịch thực tế.
Ngoài ra, biên bản bàn giao xe cũng cần ghi rõ thời hạn giao xe và thời hạn nhận xe, do hai bên thống nhất thỏa thuận. Nội dung này giúp làm rõ phạm vi trách nhiệm bảo quản, sử dụng xe và xử lý các tình huống phát sinh trong suốt thời gian xe được bàn giao.
Các trường hợp phải lập mẫu biên bản giao nhận xe ô tô
Khi tiếp nhận xe vào gara sửa chữa, bảo dưỡng
Ngay khi tiếp nhận xe, gara cần lập biên bản giao nhận để ghi nhận đầy đủ tình trạng thực tế của xe như ngoại thất, nội thất, mức nhiên liệu và các hư hỏng sẵn có. Việc này giúp hai bên thống nhất hiện trạng ban đầu trước khi sửa chữa.
Biên bản là căn cứ quan trọng để tránh tranh chấp nếu phát sinh khiếu nại sau này.
Khi bàn giao xe sau sửa chữa hoặc bảo dưỡng
Sau khi hoàn tất sửa chữa, gara cần lập biên bản giao nhận xe để xác nhận các hạng mục đã thực hiện và tình trạng xe tại thời điểm trả. Khách hàng ký xác nhận giúp hai bên thống nhất kết quả sửa chữa.
Khi khách gửi xe tại gara trong thời gian dài
Đối với các trường hợp xe chờ phụ tùng, chờ bảo hiểm hoặc gửi lưu kho nhiều ngày, việc lập biên bản giao nhận là cần thiết. Biên bản giúp ghi nhận rõ tình trạng xe tại thời điểm gửi. Qua đó, gara hạn chế rủi ro trách nhiệm nếu xe có thay đổi do yếu tố khách quan trong thời gian lưu xưởng.
Khi giao nhận xe thuê, xe mượn hoặc xe chạy thử
Với các xe được mượn để chạy thử, kiểm tra sau sửa chữa hoặc sử dụng tạm thời, biên bản giao nhận là yếu tố bắt buộc. Nội dung biên bản cần thể hiện rõ tình trạng xe và phạm vi sử dụng. Điều này giúp hạn chế rủi ro tranh chấp nếu xe xảy ra sự cố trong quá trình sử dụng.
Hiện nay, nhiều gara đã tích hợp mẫu biên bản giao nhận xe ô tô trực tiếp trong phần mềm quản lý như VC Garage, giúp mỗi lần tiếp nhận hay bàn giao đều có biên bản điện tử, hình ảnh kèm theo và lưu trữ theo từng xe.
Lưu ý quan trọng khi ký kết biên bản giao nhận xe ô tô
Ký biên bản giao nhận xe ô tô không phải là bước làm cho đủ thủ tục, mà là thời điểm xác lập trách nhiệm rõ ràng giữa gara và khách hàng.
- Biên bản phải được lập và ký trước khi xe vào sửa chữa hoặc trước khi bàn giao xe, không ký bổ sung sau khi đã phát sinh sự việc. Việc ký muộn rất khó bảo vệ gara nếu khách khiếu nại.
- Hai bên cần đọc lại toàn bộ nội dung biên bản, đặc biệt là phần tình trạng xe và danh sách phụ kiện. Không nên ký khi mô tả còn chung chung hoặc chưa thống nhất.
- Tuyệt đối không để trống thông tin quan trọng như thời gian giao nhận, biển số, số VIN, số km hoặc tình trạng xe. Biên bản thiếu dữ liệu thường không đủ căn cứ đối chiếu.
- Mọi chỉnh sửa trên biên bản phải được hai bên xác nhận lại, tránh sửa tay một chiều hoặc ghi chú mơ hồ dễ gây hiểu nhầm sau này.
- Mỗi bên phải có bản lưu. Với gara vận hành chuyên nghiệp, biên bản nên được lưu điện tử theo từng xe để dễ tra cứu khi cần.
- Trường hợp khách không ký trực tiếp, cần có hình thức xác nhận thay thế như chữ ký điện tử, hình ảnh tình trạng xe, hoặc xác nhận qua hệ thống quản lý để làm bằng chứng.
- Không ký biên bản khi khách chưa hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của gara, đặc biệt với các hư hỏng cũ, trầy xước có sẵn hoặc phụ kiện không thuộc phạm vi bảo quản.
Mẫu biên bản giao nhận xe ô tô là cơ sở quan trọng giúp gara kiểm soát rủi ro, minh bạch trách nhiệm và hạn chế tối đa tranh chấp trong quá trình giao – nhận xe. Nếu bạn đang muốn tối ưu quy trình giao nhận và quản lý toàn bộ hồ sơ xe, hãy liên hệ VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn và dùng thử phần mềm phù hợp với mô hình xưởng của bạn.
