Làm sao đối soát kho gara chính xác, tránh thất thoát và sai lệch 

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 71 Views

Làm sao đối soát kho gara chính xác? Gara cần chuẩn hóa quy trình nhập – xuất, gắn phụ tùng với lệnh sửa chữa, kiểm kê định kỳ và dùng phần mềm quản lý để đối chiếu dữ liệu theo thời gian thực, tránh thất thoát và sai lệch kho.

Nguyên nhân khiến kho gara thường xuyên bị sai lệch:

• Quản lý thủ công, ghi chép rời rạc: Nhập – xuất không cập nhật kịp thời, mỗi người ghi một kiểu, thiếu lịch sử đối chiếu khiến số liệu tồn kho chỉ mang tính ước lượng.
• Xuất – nhập không có quy trình: Lấy phụ tùng dùng trước rồi mới ghi, xuất kho bằng miệng, nhập hàng không lập phiếu đầy đủ làm dữ liệu kho không phản ánh đúng thực tế.
• Nhầm lẫn mã phụ tùng, đời xe: Không chuẩn hóa mã và tên gọi dẫn đến ghi sai tồn kho, báo còn hàng nhưng không dùng được cho xe đang sửa.
• Thiếu kiểm soát, dễ thất thoát: Phụ tùng giá trị cao không gắn với lệnh sửa chữa, không truy vết được người xuất khiến thất thoát kéo dài mà khó phát hiện.
• Không kiểm kê định kỳ: Chỉ kiểm kê khi có vấn đề, dồn cuối tháng khiến sai lệch

Làm sao đối soát kho gara chính xác là vấn đề mà nhiều chủ xưởng chỉ nhận ra khi số liệu kho bắt đầu lệch dần theo thời gian, tiền vẫn vào nhưng lợi nhuận lại không rõ ràng. Phần lớn sai lệch kho xuất phát từ việc xuất phụ tùng không gắn với lệnh sửa chữa, ghi chép rời rạc và thiếu đối chiếu thực tế, khiến thất thoát diễn ra âm thầm mỗi ngày.

Làm sao đối soát kho gara chính xác?

Khi gara xây dựng được quy trình nhập, xuất rõ ràng, gắn phụ tùng với lệnh sửa chữa và có dữ liệu để đối chiếu, kho sẽ phản ánh đúng tình trạng thực tế thay vì phụ thuộc vào cảm tính. 

Xây dựng quy trình nhập – xuất kho rõ ràng

Nếu khâu này không được kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu, toàn bộ số liệu tồn kho về sau đều có nguy cơ sai lệch. Một quy trình nhập – xuất kho rõ ràng cần đảm bảo:

• Mỗi lần nhập phụ tùng đều được lập phiếu, ghi đầy đủ nhà cung cấp, số lượng, đơn giá và thời điểm nhập.
• Mỗi lần xuất phụ tùng đều được ghi nhận và gắn trực tiếp với một lệnh sửa chữa cụ thể, không xuất kho bằng trí nhớ.
• Người thực hiện nhập kho và người kiểm tra, phê duyệt được xác định rõ để tránh chồng chéo trách nhiệm.

Chuẩn hóa mã phụ tùng, tên gọi và vị trí lưu kho

Trong nhiều xưởng sửa chữa, cùng một loại phụ tùng nhưng mỗi người lại gọi theo một cách khác nhau, dẫn đến việc ghi nhận tồn kho bị trùng hoặc sai.

Để đối soát kho chính xác, cần chuẩn hóa đồng thời ba yếu tố:

• Mỗi phụ tùng chỉ có một mã duy nhất và được sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống.
• Tên gọi phụ tùng được đặt rõ ràng, dễ phân biệt theo dòng xe hoặc đời xe khi cần.
• Vị trí lưu kho được xác định cụ thể theo kệ, ngăn và khu vực lưu trữ.

Phân quyền trách nhiệm quản lý kho cụ thể

Khi xảy ra thiếu hoặc dư vật tư, việc truy tìm nguyên nhân trở nên rất khó khăn. Để kiểm soát kho hiệu quả, cần:

• Chỉ định rõ một người chịu trách nhiệm chính về quản lý kho.
• Phân quyền cụ thể ai được nhập kho, ai được xuất kho và ai có quyền kiểm kê.
• Ghi nhận lịch sử thao tác để khi xảy ra sai lệch có thể truy ngược nguyên nhân.

Kiểm kê kho định kỳ (ngày – tuần – tháng)

Đối soát kho không nên được thực hiện theo kiểu dồn việc vào cuối tháng. Nếu không kiểm kê thường xuyên, các sai lệch nhỏ sẽ tích tụ dần và rất khó xử lý triệt để.

Kinh nghiệm vận hành cho thấy:

• Các phụ tùng tiêu hao nhiều nên được kiểm kê nhanh theo ngày.
• Nhóm phụ tùng có giá trị cao cần được kiểm kê theo tuần.
• Toàn bộ kho nên được kiểm kê tổng thể theo tháng để đối chiếu số liệu.

Đối chiếu kho thực tế với phiếu sửa chữa

Kho chỉ được xem là đối soát chính xác khi toàn bộ phụ tùng xuất ra đều được gắn với lệnh sửa chữa cụ thể. Nếu phụ tùng được sử dụng nhưng không ghi nhận trên phiếu sửa chữa, sai lệch là điều không thể tránh khỏi.

Nguyên tắc cần tuân thủ là:

• Mỗi phụ tùng xuất kho phải thuộc về một lệnh sửa chữa xác định.
• Tổng phụ tùng đã xuất theo các lệnh sửa chữa phải khớp với báo cáo tồn kho.
• Khi lệnh sửa chữa bị chỉnh sửa hoặc hủy, dữ liệu kho cũng phải được cập nhật lại tương ứng.

Ghi nhận đầy đủ hao hụt, hỏng hóc, đổi trả

Phụ tùng có thể bị hỏng, rơi vỡ, đổi trả nhà cung cấp hoặc dùng thử rồi không lắp lên xe. Nếu các trường hợp này không được ghi nhận riêng, số liệu kho sẽ phản ánh sai thực tế.

Cách làm đúng là:

• Lập phiếu ghi nhận riêng cho các trường hợp hao hụt hoặc hỏng hóc.
• Xây dựng quy trình xử lý phụ tùng đổi trả rõ ràng.
• Tách biệt báo cáo xuất dùng cho sửa chữa và báo cáo hao hụt ngoài kế hoạch.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho gara

Khi số lượng phụ tùng nhiều và tần suất xuất kho cao, việc đối soát thủ công rất khó đảm bảo độ chính xác lâu dài. Đây là lúc phần mềm quản lý kho phát huy vai trò rõ rệt.

Phần mềm hỗ trợ:

• Ghi nhận nhập – xuất kho theo thời gian thực.
• Gắn phụ tùng trực tiếp với từng lệnh sửa chữa.
• Tự động đối chiếu tồn kho và cảnh báo sai lệch.

Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC Phồn Vinh, VC Garage triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng phần mềm quản lý xưởng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm. Liên hệ 0985967654 để được tư vấn trực tiếp và trải nghiệm giải pháp quản lý kho giúp giảm thất thoát ngay trong quá trình vận hành thực tế.

Nguyên nhân khiến kho gara thường xuyên bị sai lệch

Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất khiến việc đối soát kho luôn gặp khó khăn:

Quản lý kho thủ công, ghi chép rời rạc

Khi kho được quản lý bằng sổ tay hoặc file Excel rời rạc, dữ liệu rất dễ sai lệch ngay từ khâu ghi nhận ban đầu. Những vấn đề thường gặp trong cách quản lý này gồm:

• Việc nhập và xuất phụ tùng không được cập nhật ngay thời điểm phát sinh.
• Mỗi người ghi chép theo một cách khác nhau, không có chuẩn chung.
• Dữ liệu bị bỏ sót hoặc chỉnh sửa nhưng không có lịch sử đối chiếu.

Xuất – nhập phụ tùng không có quy trình rõ ràng

Sai lệch kho thường bắt đầu từ việc phụ tùng được xuất – nhập theo thói quen thay vì theo quy trình. Một số tình huống phổ biến có thể kể đến:

• Phụ tùng được lấy ra dùng trước rồi mới ghi nhận sau.
• Xuất phụ tùng bằng miệng khi công việc gấp.
• Nhập phụ tùng về kho nhưng không lập phiếu đầy đủ.

Nhầm lẫn mã phụ tùng, chủng loại, đời xe

Việc nhầm lẫn mã và chủng loại phụ tùng là nguyên nhân rất dễ gặp, đặc biệt với các xưởng sửa nhiều dòng xe khác nhau. Những sai sót thường phát sinh gồm:

• Cùng một loại phụ tùng nhưng có nhiều cách gọi khác nhau.
• Không phân biệt rõ phụ tùng theo đời xe hoặc phiên bản.
• Ghi nhận sai mã dẫn đến tồn kho bị trùng hoặc lệch.

Thất thoát do gian lận hoặc thiếu kiểm soát

Trong một số trường hợp, sai lệch kho đến từ việc thiếu kiểm soát con người hoặc gian lận nội bộ. Những dấu hiệu thường gặp bao gồm:

• Phụ tùng giá trị cao không được gắn với lệnh sửa chữa cụ thể.
• Không truy được ai là người xuất và xuất cho xe nào.
• Không có lịch sử thao tác để đối chiếu khi xảy ra nghi vấn.

Không kiểm kê kho định kỳ

Việc không kiểm kê kho thường xuyên khiến các sai lệch nhỏ bị bỏ qua và tích tụ dần theo thời gian. Một số biểu hiện phổ biến là:

• Chỉ kiểm kê khi nghi ngờ có vấn đề.
• Dồn kiểm kê vào cuối tháng hoặc cuối quý.
• Không xác định được thời điểm bắt đầu sai lệch.

Vai trò của phần mềm quản lý kho trong việc đối soát chính xác

Phần mềm quản lý kho đóng vai trò như trung tâm kiểm soát vật tư, giúp người quản lý theo dõi chặt chẽ biến động kho, phát hiện sai lệch sớm và xác định nguyên nhân rõ ràng.

• Cập nhật nhập – xuất theo thời gian thực: Mọi phát sinh vật tư được ghi nhận ngay khi xảy ra, đảm bảo số liệu tồn kho luôn chính xác và hạn chế bỏ sót trong quá trình làm việc bận rộn.
• Liên kết phụ tùng với lệnh sửa chữa: Mỗi phụ tùng xuất kho gắn với một ca sửa cụ thể, giúp kiểm soát mục đích sử dụng, tránh xuất kho ngoài quy trình và giảm thất thoát.
• Tự động đối chiếu tồn kho: Hệ thống liên tục so sánh số liệu nhập – xuất, giúp phát hiện chênh lệch sớm thay vì chờ đến kỳ kiểm kê.
• Lưu lịch sử thao tác rõ ràng: Mọi thay đổi đều được ghi nhận, cho phép truy ngược chính xác người thực hiện và thời điểm phát sinh sai lệch.
• Hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng: Phần mềm cung cấp sẵn số tồn để đối chiếu thực tế, rút ngắn thời gian kiểm kê và giảm sai sót thủ công.

Câu hỏi thường gặp về làm sao đối soát kho gara chính xác

Xuất phụ tùng không lập phiếu có nguy hiểm không?

Việc xuất phụ tùng mà không lập phiếu tiềm ẩn rủi ro rất lớn cho công tác quản lý kho. Khi phụ tùng được lấy ra sử dụng nhưng không có ghi nhận chính thức, số liệu tồn kho sẽ bị sai ngay từ thời điểm đó và không thể truy ngược lại nguyên nhân.

Dùng Excel quản lý kho có ổn không?

Excel có thể phù hợp trong giai đoạn đầu khi quy mô còn nhỏ và số lượng phụ tùng ít. Tuy nhiên, khi tần suất sửa chữa tăng và nhiều người cùng thao tác, Excel rất dễ phát sinh sai sót do ghi chép chậm, chỉnh sửa không có lịch sử và không gắn được phụ tùng với lệnh sửa chữa.

Có thể theo dõi lịch sử nhập xuất kho không?

Việc theo dõi lịch sử nhập – xuất kho là yếu tố bắt buộc nếu muốn đối soát kho chính xác. Khi có đầy đủ lịch sử, người quản lý có thể biết phụ tùng được nhập khi nào, xuất cho ca sửa nào và do ai thực hiện.

Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC, VC Garage đang triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng phần mềm quản lý xưởng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm, liên hệ 0985967654 để được tư vấn trực tiếp và trải nghiệm giải pháp giúp đối soát kho chính xác ngay trong quá trình vận hành thực tế.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.