- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 110 Views
Làm sao biết gara có lãi hay lỗ là câu hỏi nhiều chủ xưởng gặp phải khi gara vẫn đông khách nhưng tiền không còn lại bao nhiêu, do không nhìn được lãi – lỗ theo từng xe, từng ca sửa và không kiểm soát hết các chi phí ẩn phát sinh. Khi doanh thu chỉ được nhìn ở con số tổng, không có báo cáo lãi – lỗ theo ngày hoặc theo xe, những dịch vụ làm lỗ sẽ âm thầm kéo hiệu quả chung đi xuống. Việc ứng dụng phần mềm quản lý xưởng giúp ghi nhận doanh thu – chi phí theo từng lệnh sửa chữa (RO), tổng hợp báo cáo lãi – lỗ rõ ràng và phân tích hiệu quả từng hạng mục sửa chữa để chủ gara ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
Lý do gara không biết lãi lỗ:
- Không nhìn được bức tranh lãi – lỗ theo từng xe và từng ca sửa, dù lượng khách ổn định.
- Doanh thu có nhưng không kiểm soát được dòng tiền thực tế, chỉ nhìn tổng tiền khách trả.
- Chi phí ẩn phát sinh liên tục như phụ tùng xuất thêm, làm lại do sai sót, công thợ vượt giờ nhưng không được ghi nhận đầy đủ.
- Không có báo cáo lãi – lỗ theo ngày, tháng, chỉ đến cuối kỳ mới cộng sổ nên không phát hiện sớm xe hoặc dịch vụ đang làm lỗ.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm để biết gara có lãi hay lỗ:
- Tự động ghi nhận doanh thu theo từng lệnh sửa chữa (RO): Mỗi xe có một RO riêng, toàn bộ tiền dịch vụ, phụ tùng và hình thức thanh toán đều được ghi nhận tập trung, giúp biết chính xác xe nào mang lại bao nhiêu doanh thu.
- Theo dõi chi phí chi tiết theo từng xe, từng dịch vụ: Phụ tùng xuất kho, công thợ và các chi phí phát sinh đều được gắn trực tiếp vào xe đang sửa, tránh bỏ sót hoặc ghi nhầm chi phí.
- Tổng hợp báo cáo lãi – lỗ theo ngày, tháng, năm: Chủ gara theo dõi sát hoạt động xưởng theo ngày, đánh giá hiệu quả tổng thể theo tháng và phân tích xu hướng dài hạn theo năm mà không cần cộng sổ thủ công.
- Phân tích hiệu quả từng hạng mục sửa chữa: Dễ dàng xác định dịch vụ nào sinh lời cao, dịch vụ nào kém hiệu quả để điều chỉnh giá, tối ưu quy trình và tập trung nguồn lực đúng chỗ.
Làm sao biết gara có lãi hay lỗ là câu hỏi mà rất nhiều chủ xưởng trăn trở, dù mỗi ngày vẫn có xe ra vào đều. Thực tế, nhiều gara doanh thu cao nhưng cuối tháng vẫn thiếu tiền vì không nhìn rõ lãi – lỗ theo từng ca sửa. Muốn biết gara đang lời hay đang lỗ, chủ gara cần kiểm soát đúng doanh thu, chi phí và dòng tiền thay vì dựa vào cảm giác.
Mục lục
Vì sao nhiều gara hoạt động tốt nhưng vẫn thua lỗ?
Nguyên nhân không phải do thiếu khách hay tay nghề kém, mà do chủ gara không nhìn được bức tranh lãi lỗ theo từng xe và từng ca sửa. Khi việc thu chi chỉ ghi nhớ trong đầu hoặc ghi chép rời rạc, lỗ sẽ phát sinh âm thầm mà không ai nhận ra.
- Doanh thu có nhưng không kiểm soát được dòng tiền: Nhiều gara chỉ quan tâm hôm nay có bao nhiêu xe, tổng tiền khách trả là bao nhiêu mà không theo dõi dòng tiền thực tế.
- Chi phí ẩn tăng cao mà chủ gara không nhận ra: Trong quá trình sửa chữa, rất nhiều chi phí nhỏ phát sinh liên tục như phụ tùng xuất thêm ngoài kế hoạch, làm lại do sai sót, công thợ vượt giờ hoặc vật tư dùng không ghi nhận.
- Không có báo cáo lãi – lỗ theo ngày, tháng: Phần lớn gara chỉ đến cuối tháng mới tổng hợp thu chi để xem còn lại bao nhiêu tiền. Cách làm này khiến chủ gara không biết xe nào lời, xe nào lỗ và dịch vụ nào đang kém hiệu quả.
Thực tế, rất nhiều gara đã giải quyết được bài toán này khi áp dụng phần mềm quản lý xưởng. Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập VC Phồn Vinh, VC Garage đang triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng phần mềm quản lý xưởng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm.
Liên hệ ngay 0985967654 để được tư vấn tận tình!
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý xưởng để nắm được lãi hay lỗ gara
Khi mọi dữ liệu đều được gắn với từng xe và từng ca sửa, chủ gara không còn phải đoán tình hình kinh doanh dựa trên cảm giác hay ghi chép rời rạc như trước.
Tự động ghi nhận doanh thu theo từng lệnh sửa chữa (RO)
Khi xe được tiếp nhận vào xưởng, phần mềm sẽ tạo một lệnh sửa chữa riêng để theo dõi toàn bộ doanh thu phát sinh trong suốt quá trình sửa chữa. Mọi khoản thu đều được ghi nhận đầy đủ và tập trung vào đúng lệnh sửa chữa đó.
- Phần mềm ghi nhận doanh thu theo từng xe và từng ca sửa chữa cụ thể
- Giá dịch vụ và tiền phụ tùng được cộng trực tiếp vào lệnh sửa chữa
- Các hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ đều được lưu lại rõ ràng
- Chủ gara có thể biết chính xác xe nào mang lại bao nhiêu doanh thu
Theo dõi chi phí chi tiết theo từng xe, từng dịch vụ
Bên cạnh việc ghi nhận doanh thu, phần mềm còn giúp chủ gara theo dõi chi phí phát sinh một cách đầy đủ và chính xác. Mỗi khoản chi đều được gắn với chiếc xe đang sửa, tránh tình trạng chi phí bị bỏ sót hoặc ghi nhầm.
- Phần mềm tự động trừ phụ tùng xuất kho theo đúng lệnh sửa chữa
- Công thợ được tính toán dựa trên thời gian hoặc hạng mục sửa chữa đã thực hiện
- Các chi phí phát sinh thêm được ghi nhận ngay tại thời điểm xảy ra
- Chủ gara có thể xem tổng chi phí thực tế của từng xe một cách rõ ràng
Tổng hợp báo cáo lãi – lỗ theo ngày, tháng, năm
Từ dữ liệu doanh thu và chi phí đã được ghi nhận, phần mềm sẽ tự động tổng hợp các báo cáo lãi – lỗ theo nhiều mốc thời gian khác nhau. Chủ gara không cần cộng sổ thủ công hay chờ đến cuối kỳ mới nắm được tình hình.
- Phần mềm cung cấp báo cáo lãi – lỗ theo từng ngày để theo dõi sát hoạt động của xưởng
- Báo cáo theo tháng giúp chủ gara đánh giá hiệu quả kinh doanh tổng thể
- Báo cáo theo năm cho phép so sánh và phân tích xu hướng dài hạn
- Chủ gara có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch vận hành dựa trên số liệu thực tế
Phân tích hiệu quả từng hạng mục sửa chữa
Phần mềm quản lý xưởng giúp chủ gara nhìn rõ hiệu quả của từng loại dịch vụ đang triển khai trong xưởng. Từ đó, chủ gara có cơ sở để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
- Phần mềm giúp xác định rõ dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao và dịch vụ nào lợi nhuận thấp
- Các hạng mục sửa chữa kém hiệu quả được phát hiện sớm để kịp thời điều chỉnh
- Chủ gara có thể cân nhắc thay đổi giá hoặc tối ưu quy trình sửa chữa
- Nguồn lực của xưởng được tập trung vào những dịch vụ mang lại hiệu quả tốt hơn
Thực tế, rất nhiều gara đã giảm rõ tỉ lệ thất thoát chi phí chỉ sau vài tuần áp dụng phần mềm quản lý xưởng. Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập, VC Garage đang triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng quản lý xưởng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm.
Liên hệ ngay 0985967654 để được tư vấn và nhận demo hướng dẫn sử dụng sớm nhất!
So sánh gara quản lý lãi lỗ thủ công và khi dùng phần mềm quản lý
Phần lớn gara tưởng mình có lãi khi còn tiền mặt, nhưng thực tế chỉ khi gắn doanh thu – chi phí – phụ tùng – công thợ vào từng xe thì chủ xưởng mới biết lãi thật hay lỗ thật.
Dưới đây là bảng so sánh thực tế giữa việc gara quản lý lãi lỗ thủ công và khi ứng dụng phần mềm quản lý, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và dễ đánh giá hiệu quả từng cách làm:
| Tiêu chí so sánh | Quản lý lãi lỗ thủ công (sổ sách / Excel) | Quản lý lãi lỗ bằng phần mềm quản lý gara |
|---|---|---|
| Cách ghi nhận doanh thu | Ghi tay hoặc nhập Excel rời rạc, dễ thiếu hoặc sai sót | Doanh thu tự động ghi nhận theo từng lệnh sửa chữa (RO) |
| Theo dõi chi phí | Chi phí ghi chung, khó tách theo xe hoặc dịch vụ | Chi phí được gắn trực tiếp vào từng xe, từng RO |
| Biết lãi lỗ từng xe | Gần như không xác định chính xác | Biết rõ xe nào lời – xe nào lỗ ngay sau khi hoàn tất sửa |
| Kiểm soát phụ tùng | Dễ thất thoát do không gắn phụ tùng vào từng ca sửa | Phụ tùng gắn theo RO, truy vết rõ nhập – xuất – tồn |
| Chi phí công thợ | Ước lượng theo cảm tính hoặc chia đều | Công thợ được tính theo thời gian, hạng mục hoặc ca sửa |
| Thời điểm biết lãi hay lỗ | Cuối tháng hoặc cuối quý mới tổng hợp | Biết lãi lỗ theo ngày, theo xe hoặc theo dịch vụ |
| Độ chính xác số liệu | Thấp, phụ thuộc người ghi chép | Cao, dữ liệu tự động và đồng bộ |
| Khả năng kiểm soát từ xa | Không, phải có mặt tại gara | Có thể xem lãi lỗ trên điện thoại dù không ở xưởng |
| Rủi ro sai lệch số liệu | Cao (nhầm sổ, mất file, thiếu hóa đơn) | Thấp, dữ liệu lưu tập trung và có lịch sử |
| Thời gian tổng hợp báo cáo | 1–3 giờ/ngày hoặc dồn cuối tháng | Vài giây để xem báo cáo realtime |
| Phù hợp quy mô gara | Gara rất nhỏ, ít xe, khó mở rộng | Gara nhỏ – vừa – chuỗi, dễ mở rộng |
| Chi phí quản lý dài hạn | Thấp ban đầu nhưng dễ thất thoát lãi | Có chi phí phần mềm nhưng giảm thất thoát rõ rệt |
Câu hỏi thường gặp về làm sao biết gara có lãi hay lỗ
Gara truyền thống chuyển sang phần mềm có khó không?
Việc chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm không khó như nhiều chủ gara lo lắng. Phần mềm quản lý xưởng được thiết kế theo đúng quy trình sửa chữa quen thuộc, từ tiếp nhận xe đến bàn giao. Sau vài buổi làm quen, thợ và cố vấn dịch vụ đều có thể sử dụng được, không làm gián đoạn hoạt động của xưởng.
Có thể kiểm soát công nợ khách hàng bằng phần mềm không?
Phần mềm quản lý xưởng cho phép theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng và từng xe. Mỗi khoản nợ đều được ghi nhận rõ ràng về số tiền và thời điểm phát sinh. Nhờ đó, chủ gara không còn tình trạng quên nợ hoặc thu thiếu tiền do ghi chép thủ công.
Chủ gara đi vắng có kiểm soát lãi – lỗ được không?
Khi sử dụng phần mềm quản lý xưởng, toàn bộ dữ liệu doanh thu, chi phí và lãi lỗ đều được cập nhật theo thời gian thực. Chủ gara có thể xem báo cáo lãi – lỗ ngay trên điện thoại hoặc máy tính dù không có mặt tại xưởng.
Làm sao biết gara có lãi hay lỗ không còn là câu hỏi khó khi chủ gara kiểm soát được doanh thu, chi phí và dòng tiền theo đúng từng ca sửa. Nhân dịp kỷ niệm 6 năm thành lập, VC Garage đang triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng phần mềm quản lý xưởng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm, liên hệ 0985967654 để được tư vấn chi tiết và đăng ký dùng thử trước khi quyết định đầu tư.
