VC Garage – Giải pháp quản lý toàn diện cho garage 4.0

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 166 Views

Garage 4.0 không phải khái niệm công nghệ xa vời mà là cách các gara hiện đại đang quản lý xưởng dựa trên dữ liệu, quy trình số hóa và báo cáo theo thời gian thực. Chủ xưởng tìm kiếm garage 4.0 vì muốn biết chính xác xưởng đang lãi hay lỗ, xe nào đang làm, phụ tùng còn hay thiếu – ngay trên điện thoại.

Vì sao gara cần một giải pháp quản lý toàn diện thay vì Excel trong vận hành thực tế?

Ở giai đoạn xưởng còn nhỏ, Excel giúp ghi chép nhanh. Nhưng khi số RO tăng lên 10–20 xe/ngày, có thợ – có cố vấn – có kho phụ tùng, Excel bắt đầu gây ra nhiều “điểm mù” trong vận hành.

Những vấn đề phổ biến khi quản lý gara bằng Excel

Thực tế tại nhiều xưởng cho thấy: Excel chỉ lưu dữ liệu, không hỗ trợ vận hành. Khi thiếu liên kết giữa tiếp nhận – sửa chữa – kho – tài chính, mọi con số đều rời rạc và phụ thuộc vào con người.

Garage 4.0 giải quyết điều gì mà Excel không làm được?

• Dữ liệu tập trung theo Lệnh sửa chữa (RO) – mỗi xe là một “đơn vị kinh doanh”
• Tự động hóa luồng công việc: tiếp nhận → báo giá → sửa chữa → bàn giao → báo cáo
• Chủ xưởng xem được tình hình xưởng từ xa, không cần có mặt liên tục
• Giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, tăng tính chuẩn hóa

Theo dữ liệu triển khai nội bộ từ các dự án tư vấn vận hành gara, các xưởng chuyển từ Excel sang nền tảng quản lý chuyên sâu có thể giảm 30–40% thời gian xử lý nghiệp vụ và cải thiện rõ rệt khả năng kiểm soát chi phí ngay trong tháng đầu sử dụng.

Mừng kỷ niệm 6 năm thành lập VC Phồn Vinh, VC Garage đang triển khai ưu đãi trọn gói toàn bộ tính năng chỉ 5.000.000 VNĐ/năm – phù hợp cho gara muốn chuyển từ Excel sang quản lý bài bản, không phát sinh chi phí ẩn. Liên hệ ngay qua số 0985967654 để được tư vấn mô hình phù hợp với xưởng của bạn và trải nghiệm giải pháp quản lý gara toàn diện trong vận hành thực tế.

Những tính năng cốt lõi tạo nên giải pháp quản lý toàn diện của VC Garage

Trong mô hình garage 4.0, phần mềm không chỉ dùng để ghi chép mà phải tham gia trực tiếp vào vận hành hằng ngày của xưởng. VC Garage được thiết kế dựa trên thực tế làm nghề, vì vậy mỗi tính năng đều xoay quanh việc giúp chủ xưởng kiểm soát xe, phụ tùng và dòng tiền trên cùng một hệ thống.

Quản lý lệnh sửa chữa (RO) – trung tâm vận hành của toàn bộ gara

Mỗi xe vào xưởng đều được tạo một lệnh sửa chữa (RO) riêng, thay vì ghi rải rác nhiều file Excel, mọi dữ liệu đều nằm trong một RO duy nhất.

Nhờ quản lý theo RO, chủ xưởng có thể:

• Theo dõi chính xác xe đang làm tới công đoạn nào
• Biết mỗi xe đang tốn bao nhiêu công thợ và phụ tùng
• Xem lãi – lỗ theo từng xe mà không cần chờ tổng hợp cuối tháng

Đây là điểm cốt lõi giúp garage 4.0 chuyển từ “làm xong mới biết kết quả” sang kiểm soát hiệu quả ngay trong quá trình sửa chữa.

Quản lý kho phụ tùng gắn trực tiếp với RO, hạn chế thất thoát

Thất thoát phụ tùng thường xảy ra khi kho và sửa chữa không liên thông với nhau. VC Garage giải quyết vấn đề này bằng nguyên tắc: phụ tùng chỉ được xuất kho khi gắn vào RO cụ thể.

Hệ thống cho phép quản lý phụ tùng theo mã, dòng xe, đời xe và vị trí kệ, đồng thời cảnh báo tồn kho tối thiểu. Cách làm này giúp gara:

• Giảm xuất kho ngoài sổ
• Tránh nhầm lẫn phụ tùng khi xưởng đông xe
• Kiểm soát chính xác tồn kho và giá vốn phụ tùng

RFQ Hub – rút ngắn thời gian báo giá và mua phụ tùng

Một trong những điểm nghẽn lớn của gara là hỏi giá phụ tùng thủ công từ nhiều nhà cung cấp. RFQ Hub trong VC Garage cho phép gửi yêu cầu báo giá đồng thời, so sánh và chọn phương án tối ưu ngay trên hệ thống.

Nhờ đó, cố vấn dịch vụ báo giá nhanh hơn, khách không phải chờ lâu, còn chủ xưởng kiểm soát tốt hơn biên lợi nhuận phụ tùng – đúng tinh thần vận hành nhanh và gọn của garage 4.0.

Dashboard cho chủ xưởng – nắm xưởng từ xa theo thời gian thực

VC Garage cung cấp dashboard tổng hợp giúp chủ xưởng chỉ cần mở điện thoại là có thể nắm được:

• Tình trạng xe đang sửa, đã xong hay trễ hẹn
• Doanh thu, chi phí và lãi gộp theo ngày
• Hiệu suất thợ và tồn kho phụ tùng

Dashboard giúp chủ xưởng không cần có mặt liên tục tại xưởng nhưng vẫn kiểm soát được toàn bộ hoạt động, một yêu cầu gần như bắt buộc khi chuyển sang garage 4.0.

So sánh quản lý gara thủ công và quản lý bằng VC Garage trong thực tế 

Khi chuyển sang garage 4.0, sự khác biệt lớn nhất không nằm ở giao diện phần mềm mà nằm ở cách xưởng vận hành mỗi ngày. Dưới đây là so sánh dựa trên thực tế triển khai tại nhiều mô hình gara.

Câu hỏi thường gặp khi chủ xưởng muốn chuyển đổi sang garage 4.0

Gara nhỏ có cần chuyển đổi số hay chỉ gara lớn mới cần?

Thực tế, gara nhỏ mới là nhóm nên chuyển đổi sớm. Khi xưởng còn ít xe, ít thợ, việc chuẩn hóa lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và thu chi sẽ dễ hơn rất nhiều. 

Làm sao chọn đúng phần mềm cho mô hình gara của mình?

Chủ xưởng nên nhìn vào nghiệp vụ cốt lõi của gara, không phải số lượng tính năng. Một phần mềm phù hợp garage 4.0 cần quản lý tốt lệnh sửa chữa (RO), kho phụ tùng gắn với sửa chữa và báo cáo lãi lỗ theo từng xe. 

Có cần dừng hoạt động xưởng khi triển khai không?

Không. Với VC Garage, xưởng vẫn hoạt động bình thường trong quá trình triển khai. Dữ liệu được nhập dần, thợ và cố vấn làm quen theo từng bước.

Có thể vừa dùng thủ công vừa dùng phần mềm song song không?

Có, và đây là cách làm khá phổ biến trong giai đoạn đầu. Chủ xưởng có thể vẫn giữ một số thói quen cũ để đối chiếu, trong khi dần chuyển các nghiệp vụ chính như RO, kho và báo cáo sang phần mềm. Khi đã quen, xưởng thường bỏ hẳn cách làm thủ công vì phần mềm cho độ kiểm soát cao và đỡ tốn công hơn.

Garage 4.0 không đơn thuần là dùng phần mềm, mà là cách chủ xưởng nhìn rõ xưởng của mình đang vận hành ra sao mỗi ngày, từ từng chiếc xe, từng món phụ tùng đến dòng tiền thực tế. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi sang garage 4.0, hãy liên hệ VC Garage để được tư vấn mô hình phù hợp và trải nghiệm thử giải pháp quản lý garage 4.0 trong vận hành thực tế.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.