9 Cách quản lý số lượng hàng hóa tránh thất thoát cho gara

• Vũ Đức Trung
• 0 Comments
• 453 Views

Cách quản lý số lượng hàng hóa kho gara hiệu quả và hạn chế thất thoát là cần kết hợp nhiều yếu tố đồng bộ từ quy trình đến công cụ. Việc lắp camera giúp minh bạch thao tác lấy phụ tùng, trong khi sắp xếp kho khoa học và quản lý theo hạn sử dụng giúp giảm nhầm lẫn, tồn kho ảo. Với gara nhỏ có thể dùng Excel, nhưng khi lượng xe tăng, phần mềm quản lý kho sẽ cho phép theo dõi nhập – xuất theo thời gian thực và truy vết rõ ràng.

• Lắp camera khu vực kho và xưởng: Camera giúp minh bạch thao tác lấy phụ tùng, đối chiếu khi tồn kho lệch và hạn chế tình trạng lấy hàng nhưng không ghi nhận xuất.
• Sắp xếp hàng hóa theo khu vực, chủng loại: Phân kho rõ theo nhóm phụ tùng, giá trị và tần suất sử dụng giúp thợ lấy đúng hàng, giảm nhầm mã.
• Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng: Ngay khi nhập kho cần ghi rõ ngày nhập và hạn dùng, ưu tiên xuất trước các lô cũ. Kiểm tra định kỳ giúp tránh tồn kho ảo do hàng đã quá hạn nhưng chưa loại bỏ.
• Quản lý số lượng bằng Excel (gara nhỏ): Excel phù hợp với gara ít xe và chỉ một người quản lý kho. Tuy nhiên, nhược điểm là khó truy vết chỉnh sửa và dễ sai lệch khi nhiều người cùng thao tác.
• Quản lý kho bằng phần mềm VC Garage: Phần mềm giúp gắn phụ tùng trực tiếp vào lệnh sửa chữa, tự động trừ kho và theo dõi tồn theo thời gian thực. Gara dễ truy ra ai dùng, dùng cho xe nào và thời điểm nào.
• Ghi nhận đầy đủ nhập – xuất phụ tùng: Mọi phụ tùng lấy khỏi kho đều cần ghi nhận ngay để tránh sai lệch tích lũy. Nhiều gara thất thoát không do gian lận mà do quên ghi hoặc đối chiếu muộn.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho: Hàng hư hỏng hoặc không còn dùng được nhưng vẫn tính tồn sẽ làm sai toàn bộ số liệu. Kiểm tra định kỳ giúp gara tránh tình trạng tưởng còn hàng nhưng thực tế không dùng được.
• Giữ kho gọn gàng, sạch sẽ: Kho ngăn nắp giúp dễ nhìn, dễ kiểm kê và phát hiện thiếu hụt sớm. Đây là yếu tố cơ bản nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của quản lý kho.
• Kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu số liệu: Kiểm kho cần làm theo lịch cố định, không theo cảm tính. Việc đối chiếu thực tế với hệ thống giúp xác định lệch do nhập, xuất hay quy trình vận hành.

Cách quản lý số lượng hàng hóa là vấn đề sống còn với gara ô tô, đặc biệt là kho phụ tùng và vật tư tiêu hao. Nhiều gara vẫn có doanh thu đều nhưng cuối tháng không rõ lãi – lỗ, nguyên nhân thường không nằm ở lượng xe vào xưởng mà nằm ở việc thất thoát hàng hóa không kiểm soát được. Khi quản lý kho còn dựa vào trí nhớ, sổ tay hoặc Excel rời rạc, sai lệch là điều gần như chắc chắn xảy ra.

9 Cách quản lý số lượng hàng hóa tránh thất thoát cho gara

Dưới đây là 9 cách quản lý số lượng hàng hóa được đúc rút từ thực tế vận hành xưởng sửa chữa, tập trung vào giảm thất thoát phụ tùng – kiểm soát tồn kho – truy được nguyên nhân sai lệch.

Lắp camera quan sát khu vực kho và xưởng sửa chữa

Camera không phải để kiểm soát thợ, mà để tạo tính minh bạch trong thao tác kho. Với nhiều gara, phụ tùng bị lấy ra sử dụng nhưng không ghi nhận xuất kho là nguyên nhân chính dẫn đến lệch tồn. Camera giúp chủ xưởng đối chiếu khi có nghi ngờ và giảm tình trạng lấy hàng theo thói quen.

Theo ghi nhận triển khai tại các gara quản lý thủ công, tỷ lệ sai lệch tồn kho có thể lên tới 15–25% nếu không có biện pháp giám sát và truy vết rõ ràng.

Sắp xếp hàng hóa theo khu vực, chủng loại rõ ràng

Kho lộn xộn là nền tảng của thất thoát. Khi phụ tùng không được phân khu rõ ràng theo hãng – dòng xe – nhóm công việc, việc lấy nhầm, dùng sai mã hoặc bỏ sót kiểm kê xảy ra thường xuyên. Sắp xếp khoa học giúp thợ lấy đúng hàng và giúp kiểm kho nhanh hơn.

• Phụ tùng thay thế nhanh (lọc, dầu, bugi) → khu riêng
• Phụ tùng giá trị cao → khu kiểm soát chặt
• Vật tư tiêu hao → khu theo dõi số lượng & hạn dùng

Cách quản lý số lượng hàng hóa theo hạn sử dụng

Gara nên ghi rõ ngày nhập kho và hạn sử dụng ngay từ khi nhận hàng, có thể dán tem trực tiếp lên can, thùng hoặc kệ chứa. Khi xuất kho, cần ưu tiên dùng trước các lô nhập sớm, tránh để hàng cũ nằm lâu trong kho.

Đồng thời, nên kiểm tra định kỳ theo tháng để loại bỏ kịp thời các sản phẩm đã hoặc sắp quá hạn khỏi hệ thống tồn kho, tránh nhầm lẫn khi sử dụng cho xe khách.

Cách quản lý số lượng hàng hóa bằng file Excel (với gara nhỏ)

Với gara nhỏ, ít phụ tùng và ít người thao tác, Excel vẫn có thể dùng ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên, Excel chỉ phù hợp khi:

• Chỉ 1 người quản lý kho
• Không cần cập nhật tồn kho theo thời gian thực
• Không gắn phụ tùng theo từng xe sửa chữa

Nhược điểm lớn nhất của Excel là dễ sửa số liệu, không lưu lịch sử thay đổi, dẫn đến khó truy trách nhiệm khi có sai lệch.

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả bằng phần mềm VC Garage

Khi gara phát sinh nhiều xe mỗi ngày, phần mềm là cách duy nhất để quản lý số lượng hàng hóa một cách bền vững. Với VC Garage, phụ tùng trong kho được:

• Gắn trực tiếp vào lệnh sửa chữa (RO)
• Tự động trừ kho khi xuất dùng
• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực
• Truy vết ai thao tác – thao tác lúc nào

Nhờ đó, gara không chỉ biết còn bao nhiêu hàng, mà còn biết hàng đó đang nằm trên xe nào, ca sửa nào.

Ghi nhận nhập – xuất phụ tùng đầy đủ

Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý số lượng hàng hóa là phụ tùng đã lấy ra khỏi kho thì bắt buộc phải được ghi nhận. Nhiều gara thất thoát không phải vì gian lận, mà vì:

• Lấy hàng không báo
• Xuất dùng tạm rồi quên ghi lại
• Không đối chiếu cuối ngày

Ghi nhận đầy đủ giúp gara truy được nguyên nhân ngay khi tồn kho có dấu hiệu bất thường.

Liên tục kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho

Hàng hỏng, móp, rò rỉ hoặc không còn dùng được nhưng vẫn tính là tồn kho sẽ làm sai lệch toàn bộ số liệu. Nếu không kiểm tra định kỳ, gara sẽ:

• Tưởng còn hàng → không nhập mới
• Đến lúc sửa xe thì không dùng được
• Phát sinh chi phí gấp và mất uy tín với khách

Đảm bảo kho luôn ngay ngắn, sạch sẽ, dễ kiểm kê

Kho gọn gàng giúp việc kiểm kê nhanh và chính xác hơn rất nhiều. Khi hàng hóa được đặt đúng vị trí chỉ cần nhìn là biết thiếu hay đủ, giảm nhầm lẫn khi xuất hàng và dễ phát hiện thất thoát sớm.

Kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu số liệu thực tế – hệ thống

Kiểm kê kho không nên làm theo cảm tính mà cần có lịch cố định, ví dụ: kiểm kê nhanh hàng tuần, kiểm kê tổng theo tháng… Việc đối chiếu tồn kho thực tế với số liệu quản lý giúp gara xác định:

• Lệch ở khâu nhập
• Lệch ở khâu xuất
• Hay do quy trình và con người

Nếu gara của bạn đang gặp tình trạng tồn kho không khớp hoặc thất thoát phụ tùng khó truy nguyên nhân, có thể liên hệ VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn dùng thử và mua phần mềm quản lý hàng hóa chỉ 5 triệu/ năm.

Tại sao phải học cách quản lý hàng hóa trong gara?

Trong vận hành gara, quản lý số lượng hàng hóa không chỉ là biết trong kho còn bao nhiêu phụ tùng, mà là kiểm soát được chi phí và lợi nhuận theo từng ca sửa. Nhiều gara làm rất nhiều xe nhưng cuối tháng vẫn không rõ lãi ở đâu, lỗ ở đâu, nguyên nhân thường nằm ở kho phụ tùng bị thất thoát hoặc tồn kho ảo.

Thực tế cho thấy, khi không quản lý tốt số lượng hàng hóa, gara thường gặp các vấn đề sau:

• Phụ tùng thiếu so với sổ sách nhưng không truy ra nguyên nhân
• Tồn kho ghi nhận nhiều nhưng khi cần sửa xe lại không có hàng dùng
• Chi phí phụ tùng tăng dần theo thời gian mà doanh thu không tăng tương ứng

Theo dữ liệu tổng hợp từ các gara quản lý thủ công, tỷ lệ thất thoát phụ tùng có thể chiếm 10–20% giá trị kho mỗi năm nếu không có quy trình nhập – xuất – tồn rõ ràng.

Các kinh nghiệm trong quản lý kho hàng

Dưới đây là những kinh nghiệm quản lý kho được đúc rút từ quá trình vận hành gara thực tế, tập trung vào làm sao để quản lý được số lượng hàng hóa lâu dài, không phụ thuộc vào trí nhớ hay cảm tính.

• Bố trí hàng hóa khoa học trong kho: Kho phụ tùng nên được sắp xếp theo logic sửa chữa và tần suất sử dụng, không theo thói quen cá nhân của từng thợ. Khi bố trí đúng, thợ lấy hàng nhanh hơn, giảm nhầm mã và hạn chế lấy thừa.
• Gắn nhãn và mã nhận diện rõ ràng: Một loại phụ tùng nhưng gọi bằng nhiều tên khác nhau rất dễ gây rối khi quản lý kho. Gắn nhãn và mã nhận diện thống nhất giúp gara theo dõi nhập – xuất dễ dàng, tránh trùng mã và hạn chế nhầm lẫn khi kiểm kê.

• Theo dõi nhập – xuất kho đều đặn: Sai lệch tồn kho thường không xảy ra ngay mà tích lũy dần theo thời gian nếu không được kiểm soát thường xuyên. Việc ghi nhận nhập – xuất mỗi ngày giúp phát hiện sớm chênh lệch, không để dồn lỗi đến cuối tháng.
• Giữ kho bãi ngăn nắp, sạch sẽ: Kho bừa bộn làm tăng nguy cơ thất thoát và tạo ra tồn kho ảo mà gara khó nhận ra. Khi kho được giữ gọn gàng, hàng hư hỏng hoặc thiếu hụt sẽ lộ rõ hơn trong quá trình sử dụng.
• Thực hiện kiểm kho theo định kỳ: Không nên chờ đến khi phát hiện thiếu hàng mới tiến hành kiểm kho. Các gara vận hành ổn định thường kiểm nhanh hàng tuần và kiểm tổng thể theo tháng để so khớp số liệu.
• Xử lý kịp thời hàng tồn không còn giá trị: Hàng quá hạn, hư hỏng hoặc không còn khả năng sử dụng nếu vẫn nằm trong kho sẽ làm sai toàn bộ dữ liệu tồn. Gara cần loại bỏ các mặt hàng này khỏi hệ thống, đồng thời ghi nhận rõ chi phí hao hụt.

Câu hỏi thường gặp về cách quản lý số lượng hàng hóa trong gara

Gara nhỏ có cần quản lý số lượng hàng hóa bài bản không?

Có. Gara nhỏ càng cần quản lý chặt vì biên lợi nhuận mỏng. Chỉ cần thất thoát phụ tùng vài phần trăm là ảnh hưởng ngay đến lợi nhuận.

Bao lâu thì thấy hiệu quả khi quản lý kho đúng cách?

Với gara chuyển từ quản lý thủ công sang quy trình rõ ràng hoặc phần mềm, hiệu quả thường thấy rõ sau 7–30 ngày, đặc biệt là giảm lệch tồn kho.

Phần mềm quản lý kho có khó dùng không?

Nếu phần mềm thiết kế đúng nghiệp vụ gara, thao tác sẽ bám sát quy trình sửa chữa thực tế, thợ và quản lý đều có thể dùng sau thời gian làm quen ngắn.

Cách quản lý số lượng hàng hóa trong gara không đơn thuần là ghi chép tồn kho, mà là quá trình kiểm soát phụ tùng theo từng ca sửa, từng xe và từng chi phí phát sinh. Nếu bạn đang gặp tình trạng tồn kho không khớp hoặc thất thoát phụ tùng khó kiểm soát, hãy liên hệ 0985967654 để được tư vấn giải pháp quản lý kho phù hợp với quy mô gara của mình.

Vũ Đức Trung

administrator

Ông Vũ Đức Trung là chuyên gia kỹ thuật ô tô với hơn 15 năm kinh nghiệm trong đào tạo, tư vấn và xây dựng chuẩn vận hành cho nhiều gara trên toàn quốc. Trong dự án VC Garage, ông giữ vai trò then chốt trong việc đưa nghiệp vụ thực tế vào phần mềm, đảm bảo mỗi quy trình và từng màn hình đều bám sát hoạt động xưởng thay vì chỉ mang tính lý thuyết. Bên cạnh đó, ông cũng là người xây dựng hệ thống giáo trình, video và tiêu chuẩn nghiệp vụ được tích hợp trực tiếp vào VC Garage, giúp thợ kỹ thuật, cố vấn dịch vụ và chủ xưởng dễ dàng tiếp cận và áp dụng mô hình vận hành chuẩn 4.0.