5 app theo dõi tiến độ công việc, quản lý gara hiệu quả

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 44 Views

5 app theo dõi tiến độ công việc, quản lý gara hiệu quả:

• VC Garage: App chuyên cho gara ô tô, theo dõi tiến độ theo từng xe/RO
• carCRM: Mạnh về quản lý khách hàng và lịch sử sửa chữa
• KGara: App phổ biến, có theo dõi trạng thái xe trong xưởng
• Open24: Phần mềm đa ngành, có module cho gara
• Trello: App Kanban miễn phí, dễ dùng để chia cột “đang sửa – xong – chờ giao”

Lợi ích khi dùng app theo dõi tiến độ trong gara:

• Phát hiện sớm xe bị chậm và biết chậm do đâu (chờ phụ tùng, chờ duyệt, thiếu thợ…)
• Xem tiến độ realtime không cần đi hỏi từng người
• Giảm phụ thuộc vào trí nhớ của thợ/SA, hạn chế sai lệch khi giao ca
• Nâng trải nghiệm khách hàng vì cập nhật tiến độ chủ động, minh bạch hơn
• Tăng hiệu suất xưởng, giảm thời gian “đi tìm thông tin” mỗi ngày

App theo dõi tiến độ công việc đang trở thành công cụ gần như bắt buộc với các gara ô tô khi lượng xe tăng, nhân sự nhiều và chủ xưởng không thể lúc nào cũng có mặt tại xưởng. Với gara, đây không chỉ là quản lý công việc, mà là quản lý vận hành, chi phí và uy tín với khách hàng.

5 app theo dõi tiến độ công việc, quản lý gara hiệu quả

Trên thị trường hiện nay có nhiều app được gắn mác “theo dõi tiến độ công việc”, nhưng không phải app nào cũng phù hợp với đặc thù sửa chữa ô tô. Danh sách dưới đây tập trung vào khả năng theo dõi tiến độ sửa chữa thực tế tại xưởng:

VC Garage – App theo dõi tiến độ công việc chuyên cho gara ô tô

VC Garage là app theo dõi tiến độ công việc được phát triển chuyên biệt cho gara ô tô, dựa trên quy trình sửa chữa thực tế tại xưởng. Tiến độ không được theo dõi bằng checklist rời rạc, mà gắn trực tiếp với lệnh sửa chữa (RO) của từng xe.

Trong VC Garage, mỗi xe vào xưởng đều có trạng thái rõ ràng: chờ kiểm tra, chờ báo giá, đang sửa, chờ phụ tùng, kiểm tra chất lượng và sẵn sàng bàn giao. Mỗi trạng thái đều gắn với thợ thực hiện, phụ tùng sử dụng và thời gian xử lý, nên chủ gara nhìn vào là biết ngay xe đang kẹt ở khâu nào.

Điểm mạnh của VC Garage là app mobile cho chủ xưởng và cố vấn dịch vụ, cho phép theo dõi tiến độ xưởng theo thời gian thực ngay cả khi không có mặt. Ngoài tiến độ, app còn liên kết kho phụ tùng, công thợ và thu–chi, giúp nhìn được lãi – lỗ theo từng xe, chứ không phải cuối tháng mới tổng hợp.

Hiện VC Garage đang cho dùng thử miễn phí 6 tháng, chi phí chính thức 5 triệu/năm, phù hợp với gara nhỏ và vừa. Chủ gara có thể liên hệ 0985967654 để được tư vấn đúng theo mô hình xưởng và trải nghiệm thực tế trước khi quyết định.

carCRM – Quản lý khách hàng & tiến độ sửa chữa

carCRM là app thiên về quản lý khách hàng, trong đó có tích hợp theo dõi tiến độ sửa chữa theo từng đơn dịch vụ. App này phù hợp với các gara đã có cố vấn dịch vụ (SA) làm việc tương đối bài bản và cần theo dõi tiến độ để phản hồi khách hàng.

Ưu điểm của carCRM là lưu được lịch sử sửa chữa, trạng thái xe và hỗ trợ chăm sóc khách sau sửa. Tuy nhiên, phần theo dõi tiến độ chủ yếu phục vụ góc nhìn CSKH, chưa đi sâu vào vận hành nội bộ như đo thời gian thực hiện của thợ hay phân tích điểm nghẽn theo ca sửa.

KGara – App quản lý gara phổ biến

KGara là app quản lý gara được nhiều xưởng biết đến, trong đó có chức năng theo dõi trạng thái xe tại xưởng. Mỗi xe được gắn trạng thái và cập nhật trong quá trình sửa chữa, giúp chủ gara nắm được tiến độ tổng quan.

Ưu điểm của KGara là giao diện quen thuộc, dễ tiếp cận với gara đã từng dùng phần mềm. Tuy nhiên, ở góc độ app theo dõi tiến độ công việc, việc gắn tiến độ với hiệu suất thợ, thời gian thực hiện từng hạng mục vẫn chưa thực sự chi tiết. Điều này khiến việc truy nguyên nguyên nhân chậm tiến độ còn phụ thuộc nhiều vào trao đổi thủ công.

Open24 – Phần mềm quản lý đa ngành

Open24 là phần mềm quản lý đa ngành, có module dành cho gara ô tô. App này phù hợp với mô hình xưởng lớn, kết hợp nhiều mảng như bán lẻ, dịch vụ và chuỗi cửa hàng.Về theo dõi tiến độ công việc, Open24 có khả năng quản lý công việc và trạng thái xử lý.

Do không phát triển chuyên sâu cho sửa chữa ô tô, quy trình theo dõi tiến độ sửa xe cần tùy chỉnh nhiều để phù hợp thực tế xưởng. Với gara nhỏ và vừa, đây thường không phải lựa chọn tối ưu do chi phí và độ phức tạp khi triển khai.

Trello – Quản lý tiến độ dạng bảng (giải pháp tạm thời)

Trello là app quản lý tiến độ công việc dạng bảng Kanban, thường được dùng trong văn phòng hoặc đội nhóm dự án. Một số gara nhỏ, mới mở, ít xe sử dụng Trello để theo dõi xe đang sửa – đã xong – chờ giao.

Ưu điểm của Trello là miễn phí, dễ dùng và không cần đào tạo. Tuy nhiên, Trello không gắn được tiến độ với xe, RO, phụ tùng hay công thợ, nên không thể kiểm soát chi phí và hiệu suất. Khi số xe tăng, cách quản lý này nhanh chóng bộc lộ hạn chế và dễ gây sót việc.

Bảng so sánh nhanh các app theo dõi tiến độ công việc cho gara

Lợi ích khi sử dụng app theo dõi tiến độ công việc

Với góc nhìn của người trực tiếp vận hành xưởng, app theo dõi tiến độ công việc giúp giảm thất thoát, tăng số xe xử lý, giữ uy tín với khách hàng. Những lợi ích dưới đây được rút ra từ dữ liệu triển khai thực tế tại các gara đã chuyển từ quản lý thủ công sang app.

Phát hiện sớm xe bị chậm tiến độ và nguyên nhân gốc

App theo dõi tiến độ công việc cho phép truy ra xe chậm do đâu: chờ phụ tùng, chờ duyệt báo giá hay do phân công thợ chưa hợp lý. Thống kê từ các gara quản lý thủ công cho thấy khoảng 20–25% xe bị chậm tiến độ nhưng không ai nhận ra kịp thời, dẫn đến dồn việc và khách phàn nàn.

Nhìn được tiến độ sửa chữa theo thời gian thực

Khi toàn bộ xe được gắn trạng thái rõ ràng trên app, chủ gara và cố vấn dịch vụ không cần hỏi thợ hay đi từng cầu nâng để nắm tình hình. Theo ghi nhận thực tế, các gara sử dụng app theo dõi tiến độ giảm trung bình 30–40% thời gian “đi tìm thông tin” trong ngày, đặc biệt hiệu quả khi xưởng đông xe.

App theo dõi tiến độ giảm phụ thuộc vào con người

Khi tiến độ được ghi nhận trên hệ thống, gara không còn phụ thuộc vào trí nhớ của thợ hay báo cáo miệng của SA. Điều này giúp hạn chế sai lệch thông tin, đặc biệt trong các ca làm việc giao ca hoặc khi chủ xưởng không có mặt.

App theo dõi tiến độ công việc giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng

Cố vấn dịch vụ có thể chủ động cập nhật tiến độ cho khách, thay vì “để khách gọi hỏi”. Thực tế cho thấy các gara có theo dõi tiến độ rõ ràng trên app thường tăng 10–15% tỷ lệ khách quay lại, do cảm nhận được sự chuyên nghiệp và minh bạch.

So sánh việc theo dõi tiến độ công việc bằng app và thủ công

Sự khác biệt lớn nhất giữa app theo dõi tiến độ công việc và cách làm thủ công không nằm ở công cụ, mà nằm ở khả năng kiểm soát và ra quyết định.

Vấn đề thực tế khi theo dõi tiến độ thủ công:

• Tiến độ xe nằm rải rác trên sổ, bảng trắng hoặc trao đổi miệng
• Không có dữ liệu để biết xe chậm ở khâu nào
• Chủ gara phải có mặt trực tiếp mới nắm được tình hình
• Dễ sót việc khi xưởng đông xe hoặc thay đổi nhân sự

Theo quan sát triển khai thực tế, các gara quản lý tiến độ thủ công thường thất thoát 5–10% doanh thu tiềm năng mỗi tháng, do xe nằm xưởng lâu hơn cần thiết và không tối ưu được công suất sửa chữa.

Với các gara nhỏ và vừa, chi phí đầu tư app theo dõi tiến độ công việc thường ở mức thấp so với lợi ích vận hành, đặc biệt khi tính đến việc giảm thất thoát và tăng số xe xử lý mỗi ngày.

Câu hỏi thường gặp về app theo dõi tiến độ công việc

App theo dõi tiến độ công việc có phù hợp với gara nhỏ không?

Hoàn toàn phù hợp với các gara quy mô nhỏ, đặc biệt là những gara tiếp nhận từ 5–10 xe mỗi ngày trở lên. Ứng dụng giúp chủ gara kiểm soát tình trạng xưởng, tiến độ sửa chữa và phân công công việc mà không cần phải có mặt liên tục tại gara.

Bao lâu thì gara thấy hiệu quả khi dùng app theo dõi tiến độ công việc?

Sau khoảng 7–14 ngày sử dụng, gara đã có thể nhận thấy hiệu quả rõ rệt từ app theo dõi tiến độ công việc. Chủ gara dễ dàng nhận biết xe nào đang bị chậm tiến độ, khâu nào gây tắc nghẽn để kịp thời điều chỉnh và tối ưu phân công.

Theo dõi tiến độ công việc bằng Excel đáp ứng đủ nhu cầu gara không?

Việc theo dõi tiến độ bằng Excel chỉ thực sự phù hợp khi gara xử lý rất ít xe mỗi ngày. Khi số lượng xe tăng, Excel không hỗ trợ cập nhật thời gian thực, khó gắn tiến độ với từng thợ và rất dễ phát sinh sai lệch dữ liệu.

Thợ lớn tuổi có dùng được app theo dõi tiến độ công việc không?

Thợ lớn tuổi vẫn có thể sử dụng app theo dõi tiến độ công việc nếu ứng dụng được thiết kế phù hợp với môi trường gara. Khi thao tác chỉ xoay quanh việc cập nhật trạng thái công việc, đa số thợ có thể làm quen và sử dụng thành thạo sau 1–2 buổi.

App theo dõi tiến độ công việc có giúp quản lý từ xa không?

App theo dõi tiến độ công việc có khả năng hỗ trợ quản lý gara từ xa một cách hiệu quả. Đây cũng là lý do chính khiến nhiều chủ gara lựa chọn ứng dụng, vì họ vẫn nắm được tiến độ xưởng, tình trạng xe và hiệu suất làm việc dù không có mặt trực tiếp.

App theo dõi tiến độ công việc trở thành nền tảng quản lý bắt buộc nếu gara muốn vận hành ổn định và mở rộng bền vững. Nếu gara của bạn đang quản lý tiến độ bằng sổ sách hoặc hỏi miệng, liên hệ VC Garage qua 0985967654 để được tư vấn đúng mô hình xưởng, hiện cho dùng thử miễn phí 6 tháng, chi phí chỉ 5 triệu/năm.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.