- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 95 Views
Phiếu tiếp nhận là bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận xe tại gara, dùng để ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng, xe, tình trạng ban đầu và lịch sửa chữa. Việc tạo phiếu tiếp nhận đúng và đủ giúp gara hạn chế nhầm lẫn, tránh tranh chấp và đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác sang lệnh sửa chữa (RO).
Mục lục
Nhập thông tin khách hàng, xe và lịch tiếp nhận
Ở bước này, cố vấn dịch vụ cần nhập đầy đủ thông tin nền tảng để hệ thống xác định đúng khách – đúng xe – đúng lịch sửa.
Chọn hoặc tạo mới khách hàng
Nếu là khách hàng cũ, chọn trực tiếp từ danh sách đã có trên hệ thống.
Nếu là khách hàng mới, tạo mới bằng cách nhập các thông tin cơ bản như tên khách, số điện thoại liên hệ. Thông tin khách hàng sau khi tạo sẽ được lưu để sử dụng cho các lần sửa chữa tiếp theo.
Điền mục xe khách hàng
Chọn xe đã tồn tại nếu khách từng sửa trước đó. Trường hợp xe mới, tiến hành tạo mới thông tin xe bằng cách nhập các thông tin như số khung, biển số, tên xe, công tơ mét hiện tại, thông tin đăng kiểm…
Tiếp đến là điền ngày tiếp nhận, ngày giao dự kiến và ngày giao thực tế trên phiếu.
Ghi nhận yêu cầu khách hàng và tình trạng xe ban đầu
Bước này sẽ ghi nhận hiện trạng xe tại thời điểm tiếp nhận, làm cơ sở đối chiếu trong suốt quá trình sửa chữa và khi bàn giao xe.
Mô tả tình trạng xe theo phản ánh khách hàng: Nhập đúng nội dung khách hàng phản ánh (tiếng kêu, rung, báo lỗi…).
Ảnh tiếp nhận xe: Chụp và đính kèm ảnh ngoại thất, nội thất hoặc các vị trí cần lưu ý.
Số km vào: Nhập số km hiển thị trên đồng hồ tại thời điểm xe vào xưởng.
Ảnh km vào/ra: Đính kèm ảnh đồng hồ km để làm dữ liệu đối chiếu khi giao xe.
Hạn đăng kiểm: Nhập thông tin hạn đăng kiểm hiện tại của xe (nếu có).
Ghi chú thêm: Ghi nhận các thông tin đặc biệt như đồ cá nhân trong xe, yêu cầu riêng của khách, hoặc lưu ý trong quá trình sửa chữa.
Khai báo mục sửa chữa và hiện tượng bất thường
Sau khi hoàn tất thông tin tiếp nhận và tình trạng ban đầu, bước tiếp theo là khai báo các hạng mục sửa chữa để làm cơ sở lập lệnh sửa chữa (RO).
Nhập khu vực bất thường: Chọn khu vực phát sinh vấn đề như: động cơ, gầm, hệ thống điện, phanh, lái…
Nhập hiện tượng xe: Ghi rõ hiện tượng thực tế như chảy dầu, rung giật, tiếng kêu, báo lỗi đèn.
Đính kèm file cho từng mục: Có thể đính kèm ảnh, video hoặc tài liệu liên quan cho từng hạng mục sửa chữa.
Chọn thêm mới: Trong trường hợp bạn muốn thêm mục sửa chữa.
Nhập thông tin đồ đạc và kết quả kiểm tra ban đầu
Bước này dùng để ghi nhận các thông số kỹ thuật trong quá trình kiểm tra xe trước sửa chữa.
Thêm nội dung đồ đạc: Điền các dụng cụ cần trong khi kiểm tra như cờ lê hay máy đo…
Nhập số lượng và đính kèm file/ảnh đồ: Dữ liệu này phục vụ đối chiếu sau sửa chữa, tránh thất thoát dụng cụ.
Phân công kỹ thuật viên và trạng thái phiếu
Sau khi đã có đầy đủ thông tin tiếp nhận và kiểm tra ban đầu, phiếu tiếp nhận cần được phân công và xác định trạng thái xử lý.
Chọn kỹ thuật viên phụ trách: Chỉ định kỹ thuật viên hoặc nhóm kỹ thuật viên chịu trách nhiệm kiểm tra và sửa chữa.
Trạng thái phiếu: Cập nhật trạng thái phiếu theo từng giai đoạn như: khởi tạo, đang kiểm tu, chờ duyệt, hoàn tất,…
Hoàn tất và lưu phiếu tiếp nhận
Đây là bước cuối cùng để đưa phiếu tiếp nhận vào quy trình sửa chữa chính thức.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin: Rà soát thông tin khách hàng, xe, tình trạng, mục sửa chữa và phân công kỹ thuật viên. Đảm bảo không thiếu dữ liệu quan trọng trước khi tạo phiếu.
Nhấn “Thêm mới” để tạo phiếu: Sau khi xác nhận, nhấn Thêm mới để lưu phiếu tiếp nhận trên hệ thống.
Phiếu được đưa vào quy trình sửa chữa: Phiếu tiếp nhận sau khi tạo sẽ được chuyển sang lệnh sửa chữa (RO).
Từ đây, gara có thể tiếp tục báo giá, theo dõi tiến độ và quản lý sửa chữa xuyên suốt.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết cách thiết lập và sử dụng phần mềm quản lý xưởng VC Garage nhanh chóng, dễ hiểu, hãy liên hệ VC Garage qua số 0985967654 để được hỗ trợ trực tiếp.
