- Bùi Thọ Anh
- 0 Comments
- 64 Views
Mẫu plan công việc sửa chữa ô tô là thứ giúp gara “điều phối xưởng” thay vì chạy theo sự cố mỗi ngày. Nếu bạn đang tìm một mẫu plan rõ ràng để phân thợ, chốt giờ, theo dõi tiến độ và giảm trễ hẹn giao xe, phần dưới đây là bản mới nhất 2026 kèm cách áp dụng thực tế.
Mục lục
Tại sao gara bắt buộc phải lập plan công việc sửa chữa ô tô?
Thực tế, hầu như gara nào cũng sẽ gặp 4 tình huống dưới đây nếu không có mẫu plan công việc rõ ràng và thống nhất từ đầu.
Xe nhiều → chồng việc (kẹt công đoạn, ùn ở cầu nâng)
Một ngày xưởng nhận 10–20 xe là chuyện rất bình thường, nhất là vào mùa cao điểm. Tuy nhiên, nếu gara không sắp xếp được thứ tự ưu tiên theo giờ hẹn – độ khó công việc – tình trạng phụ tùng, xe sẽ rất dễ bị dồn lại ở những điểm nghẽn quen thuộc như:
- Xe chờ cầu nâng nhưng không có slot trống
- Xe chờ máy chẩn đoán vì bị “đụng giờ”
- Xe chờ thợ điện/đại tu vì thợ đang ôm nhiều việc
- Xe chờ phụ tùng về nhưng không ai theo sát tiến độ
Trong các gara sửa chữa phổ thông, tình trạng “xe nằm chờ” thường chiếm khoảng 20–35% tổng thời gian lưu xe. Nguyên nhân chính không phải vì thợ làm chậm, mà vì gara không có lịch công đoạn rõ ràng và không gắn người chịu trách nhiệm cụ thể.
Thợ rảnh – thợ quá tải (phân công theo cảm tính)
Một trong những cảnh dễ gặp nhất ở xưởng là có người làm không kịp thở, nhưng cũng có người lại rảnh tay vì không ai giao việc rõ ràng. Ví dụ:
- Thợ A ôm 3 xe cùng lúc, đang tháo dở mà vẫn bị gọi sang xe khác
- Thợ B ngồi không vì không ai chốt “xe này ai làm chính”
- Thợ C chỉ làm việc lặt vặt vì thiếu quyền xử lý hoặc không được phân ca hợp lý
Khi nhìn từ ngoài vào, nhiều người sẽ nghĩ gara thiếu thợ hoặc thợ yếu tay nghề. Nhưng thực tế, vấn đề nằm ở chỗ gara điều phối nguồn lực chưa chuẩn, nên tải công việc bị lệch.
Trễ hẹn giao xe (mất uy tín, mất khách quay lại)
Chỉ cần gara giao xe trễ vài lần, khách sẽ mất niềm tin và rất khó quay lại. Trên thực tế, trễ hẹn thường xuất phát từ 3 nguyên nhân chính:
- Gara không chốt được thời gian dự kiến theo từng công đoạn
- Gara không kiểm soát được các điểm chờ (chờ duyệt giá, chờ phụ tùng)
- Gara không cập nhật tiến độ cho khách theo các mốc rõ ràng
Ở các gara chưa có plan, tỷ lệ trễ hẹn giao xe có thể dao động 15–30% vào mùa cao điểm (mưa bão, trước Tết).
Chủ gara không nắm được tiến độ (không kiểm soát được xưởng)
Chủ gara thường cần biết nhanh những thông tin như:
- Xe nào đã làm xong và chuẩn bị bàn giao
- Xe nào đang tháo dở và nằm ở công đoạn nào
- Xe nào chưa báo giá hoặc đang chờ khách duyệt
- Xe nào có nguy cơ trễ hẹn để xử lý trước
Nếu gara không có plan, mọi thứ sẽ phụ thuộc vào việc “hỏi thợ” hoặc “đi một vòng nhìn xe”. Cách làm này không sai, nhưng nó khiến vận hành bị động và không thể quản trị theo số liệu.
Mẫu plan công việc sửa chữa ô tô mới nhất 2026
Dưới đây là mẫu plan công việc dạng bảng mà gara có thể dùng ngay. Tôi thiết kế theo tư duy vận hành: mỗi dòng là 1 công đoạn có người chịu trách nhiệm, có thời gian, có trạng thái, có ghi chú phụ tùng để tránh “kẹt”.
Bảng mẫu plan công việc sửa chữa ô tô (tham khảo 2026)
| STT | Tên Công Việc | Người Phụ Trách | Thời Gian Bắt Đầu | Thời Gian Kết Thúc | Tình Trạng | Ghi Chú/Phụ Tùng |
| 1 | Tiếp nhận xe & Kiểm tra tổng quát | Lễ tân/Kỹ thuật viên | 8:00 | 9:00 | Hoàn thành | Sổ nhật ký xe 001 |
| 2 | Chẩn đoán lỗi [Mã xe A] | KTV A | 9:00 | 11:00 | Đang tiến hành | Máy chẩn đoán, lỗi động cơ |
| 3 | Báo giá & Xin phép khách hàng | KTV A/Quản lý | 11:00 | 12:00 | Chờ phản hồi | Phụ tùng X, Y |
| 4 | Sửa chữa/Thay thế (Xe A) | KTV A | 13:00 | 16:00 | Hoàn thành | Lỗi hệ thống phanh |
| 5 | Vệ sinh & Bàn giao xe (Xe A) | KTV A/Lễ tân | 16:00 | 17:00 | Hoàn thành | Khách hàng: Ms. Lan |
So sánh quản lý plan công việc sửa chữa bằng Excel và phần mềm
Dưới đây là bảng so sánh quản lý plan công việc sửa chữa bằng Excel và phần mềm theo đúng góc nhìn vận hành gara:
| Tiêu chí | Quản lý bằng Excel | Quản lý bằng phần mềm |
| Tốc độ triển khai | Nhanh, có thể dùng ngay trong 1 buổi | Nhanh nếu có mẫu sẵn, thường 1–3 ngày là chạy ổn |
| Cập nhật tiến độ | Thường cập nhật thủ công, dễ quên | Cập nhật theo thao tác thực tế, hiển thị theo thời gian thực |
| Trạng thái “Chờ duyệt/Chờ phụ tùng” | Có thể ghi nhưng dễ bị bỏ sót | Có trạng thái rõ ràng, dễ lọc và cảnh báo |
| Phân công thợ theo giờ | Làm được nhưng dễ rối khi đông xe | Phân ca theo người/khung giờ, nhìn là biết ai quá tải |
| Theo dõi nhiều xe cùng lúc | Khó kiểm soát khi >10 xe/ngày | Tối ưu cho xưởng đông, quản lý được luồng công việc |
| Quản lý từ xa | Gần như không hiệu quả | Có thể theo dõi tiến độ từ xa theo thời gian thực |
| Lịch sử & báo cáo | Không có hoặc phải tổng hợp thủ công | Có lịch sử thao tác, báo cáo năng suất, trễ hẹn, điểm nghẽn |
| Rủi ro sai lệch thông tin | Cao (nhiều người sửa, dễ lệch phiên bản) | Thấp (một hệ thống chung, phân quyền rõ) |
| Chi phí | Thấp | Trung bình – cao (tùy gói), nhưng giảm chi phí ẩn vận hành |
Khi gara bắt đầu gặp tình trạng trễ hẹn, xe chờ phụ tùng nhiều, thợ lệch tải hoặc chủ gara không thể đứng xưởng cả ngày, phần mềm sẽ giúp bạn “kéo xưởng về đúng nhịp”.
Nếu bạn muốn gara giảm trễ hẹn, phân thợ đúng tải và theo dõi tiến độ sửa chữa theo thời gian thực, hãy liên hệ cho VC Garage qua số 0985967654 để đăng ký dùng thử phần mềm quản lý miễn phí 6 tháng, trải nghiệm thực tế trước khi quyết định mua phần mềm.
Cách tối ưu plan công việc sửa chữa ô tô để xưởng không bị quá tải
Để tối ưu plan công việc sửa chữa ô tô một cách thực sự hiệu quả, chủ gara nên chuyển từ quản lý thủ công (ghi sổ, bảng trắng, nhắn tin rời rạc) sang quản lý bằng phần mềm.
Trong thực tế triển khai, VC Garage là giải pháp được nhiều chủ xưởng tin tưởng vì phần mềm tập trung đúng vào bài toán cốt lõi của gara: lập plan theo công đoạn – phân thợ theo tải – theo dõi tiến độ theo thời gian thực – cảnh báo điểm nghẽn để tránh trễ hẹn. Khi plan được đưa lên VC Garage, chủ gara không cần đứng xưởng cả ngày vẫn nắm được tình hình chi tiết.
Nếu bạn muốn tối ưu plan công việc để xưởng chạy mượt, giảm trễ hẹn và kiểm soát tiến độ rõ ràng hơn, liên hệ ngay cho VC Garage qua số 0985967654 để đăng ký dùng thử phần mềm VC Garage miễn phí 6 tháng, trải nghiệm đầy đủ tính năng quản lý plan theo thời gian thực và điều phối xưởng hiệu quả trước khi quyết định triển khai chính thức.
Câu hỏi thường gặp về mẫu plan công việc sửa chữa ô tô
Nên bắt đầu áp dụng plan công việc sửa chữa ô tô trên phần mềm từ khâu nào?
Nếu gara mới chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm, bạn nên bắt đầu từ 2 khâu dễ nhất và mang lại hiệu quả nhanh nhất: Tiếp nhận xe và Chẩn đoán – báo giá.
Phần mềm có cho phép tùy chỉnh mẫu plan theo thực tế từng gara không?
Có. Mỗi gara sẽ có quy trình khác nhau (gara máy gầm, gara điện lạnh, gara đồng sơn, gara chuyên bảo dưỡng nhanh…), nên mẫu plan trên phần mềm sẽ được linh hoạt theo thực tế.
Có thể dùng song song Excel và phần mềm không?
Hoàn toàn có thể, đặc biệt trong giai đoạn gara mới chuyển đổi. Nhiều chủ xưởng sẽ dùng Excel để quen mẫu plan và thói quen cập nhật, sau đó đưa dần các xe thật lên phần mềm để theo dõi theo thời gian thực.
Mẫu plan công việc không chỉ giúp gara bớt rối khi xe vào đông, mà còn giúp chủ xưởng nắm tiến độ theo từng công đoạn, cân tải thợ hợp lý và giảm trễ hẹn giao xe rõ rệt. Nếu bạn muốn tối ưu plan hiệu quả và quản lý xưởng nhẹ hơn mỗi ngày, hãy liên hệ để được tư vấn triển khai VC Garage và đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí 6 tháng ngay hôm nay.
