Lợi ích của phần mềm quản lý gara ô tô VC Garage

• Bùi Thọ Anh
• 0 Comments
• 129 Views

Lợi ích của phần mềm quản lý gara ô tô VC Garage thể hiện rõ nhất khi chủ xưởng không còn phải cộng sổ cuối ngày hay đoán lãi lỗ cuối tháng. Phần mềm giúp kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và công thợ theo từng xe, từ đó biết chính xác gara đang kiếm tiền hay đang mất tiền ở đâu.

Lợi ích của phần mềm quản lý gara ô tô VC Garage

Biết chính xác lãi – lỗ theo từng xe, từng ca sửa

Ở nhiều gara, doanh thu được ghi nhận khá đầy đủ, nhưng chi phí lại bị gộp chung. Phụ tùng lấy ra sửa xe nào không được gắn rõ, công thợ tính theo ước lượng, dẫn đến việc cuối tháng chỉ biết tổng tiền, không biết xe nào mang lợi nhuận.

VC Garage giải quyết vấn đề này bằng cách quản lý lệnh sửa chữa (RO) theo từng xe. Mỗi xe vào xưởng đều có một RO riêng, trong đó ghi rõ:

• Phụ tùng đã sử dụng
• Công thợ thực hiện
• Chi phí phát sinh trong quá trình sửa
• Doanh thu thu từ khách hàng

Khi một RO được hoàn tất, hệ thống tự động tổng hợp để chủ gara thấy ngay ca sửa đó đang lời hay lỗ, không cần đợi kế toán cộng sổ cuối tháng.

Giảm thất thoát phụ tùng nhờ quản lý kho gắn với RO

Thất thoát phụ tùng là vấn đề phổ biến, đặc biệt ở các gara vẫn quản lý kho bằng sổ hoặc Excel. Nguyên nhân thường không nằm ở việc mất cắp, mà ở chỗ phụ tùng lấy ra nhưng không được ghi nhận đúng cách.

Với VC Garage, phụ tùng chỉ được xuất kho khi:

• Đã gắn vào một RO cụ thể
• Có người thực hiện và thời gian rõ ràng

Mỗi lần nhập – xuất đều để lại dấu vết, giúp chủ gara dễ dàng đối chiếu tồn kho theo ngày.

Sau một thời gian áp dụng, nhiều gara nhận ra rằng tồn kho bắt đầu khớp dần, không còn tình trạng thiếu phụ tùng mà không rõ lý do.

Kiểm soát công thợ và tiến độ sửa chữa rõ ràng hơn

Khi chưa có phần mềm, công thợ thường được ghi chép rời rạc, hoặc tính theo kinh nghiệm của quản lý. Cách làm này dễ dẫn đến mâu thuẫn khi tính lương, thưởng, và cũng khiến chủ gara khó đánh giá hiệu suất làm việc thực tế.

VC Garage cho phép gắn công thợ trực tiếp vào từng RO. Nhờ đó chủ xưởng biết thợ nào đang làm xe nào, tiến độ sửa xe được cập nhật liên tục, công thợ được tổng hợp minh bạch theo thời gian. Khi mọi dữ liệu đều rõ ràng, việc quản lý nhân sự trở nên nhẹ nhàng hơn, ít tranh cãi hơn.

Quản lý xưởng ngay cả khi không có mặt trực tiếp

Một lợi ích quan trọng khác của phần mềm quản lý gara là khả năng theo dõi xưởng từ xa. Khi sử dụng VC Garage, chủ gara có thể:

• Xem số xe đang sửa trong ngày
• Kiểm tra doanh thu phát sinh
• Theo dõi tồn kho và công nợ

Chỉ cần một chiếc điện thoại, chủ xưởng vẫn nắm được tình hình vận hành, ngay cả khi không đứng tại gara.

Nếu bạn đang cần vừa chuẩn hóa cách quản lý xưởng, vừa tối ưu nguồn phụ tùng phù hợp với dòng xe đang sửa, bạn có thể liên hệ trực tiếp VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn mua phần mềm quản lý và nguồn phụ tùng phù hợp với thực tế vận hành của gara.

Dùng phần mềm quản lý gara VC Garage bao lâu thì thấy hiệu quả?

Thời gian để dùng phần mềm quản lý gara VC Garage và thấy hiệu quả rõ rệt thường không phải ngay tức thì mà phụ thuộc vào cách bạn triển khai trong gara của mình. Dưới đây là cách nhìn chung dựa trên thực tế áp dụng phần mềm quản lý VC Garage:

Giai đoạn thiết lập & làm quen (1–2 tuần)

• Cài đặt và nhập dữ liệu ban đầu: Bạn cần đưa lịch sử khách hàng, danh mục phụ tùng, danh sách kỹ thuật viên… vào hệ thống.
• Đào tạo nhân sự: Nhân viên sẽ bắt đầu học cách tạo RO, quản lý kho và báo giá trên phần mềm.

Trong giai đoạn này bạn chưa thấy hiệu quả lớn nhưng đã sẵn sàng để chuyển quy trình hoạt động sang số hóa.

Giai đoạn bắt đầu thấy tác động (3–6 tuần)

Đây là giai đoạn mà nhiều gara sẽ bắt đầu cảm nhận lợi ích thiết thực của việc số hóa vận hành.

• Giảm thao tác thủ công: Nhập liệu nhanh hơn, ít sai sót, quản lý lịch hẹn – báo giá rõ ràng.
• Quản lý kho hàng & phụ tùng hiệu quả hơn: Theo dõi tồn kho realtime, giảm thất thoát.
• Báo cáo đơn giản hơn: Doanh thu – công nợ – KPI bắt đầu hiển thị dữ liệu giá trị.

Giai đoạn tối ưu hoá & lợi nhuận rõ rệt (2–3 tháng)

Nhiều gara bắt đầu thấy lợi ích về hiệu suất và kinh tế rõ rệt sau khoảng 2–3 tháng sử dụng liên tục.

• Quy trình chuẩn hoá giúp kỹ thuật viên và quản lý phối hợp chặt chẽ hơn.
• Theo dõi KPI & quyết định dựa trên dữ liệu giúp tăng năng suất sửa chữa và giảm thời gian chờ đợi của khách.
• Tăng doanh thu & lợi nhuận bằng việc tối ưu công việc, báo cáo nhanh và chăm sóc khách hàng tự động hơn (nhắc lịch bảo dưỡng, CRM).

Phần mềm quản lý gara VC Garage cho phép bạn xem báo cáo realtime và bắt đầu giảm thời gian quản lý thủ công ngay sau khi đưa vào vận hành, nhưng để thấy hiệu quả toàn diện về quy trình và lợi nhuận thì cần thường vài tuần đến vài tháng tùy vào quy mô và mức độ sử dụng của gara.

So sánh dùng phần mềm quản lý gara VC Garage và Excel

Với gara nhỏ, ít xe, ít thợ, Excel vẫn có thể dùng để ghi chép tạm thời. Tuy nhiên, khi số xe tăng lên, kho phụ tùng nhiều hơn và công thợ phức tạp hơn, Excel bắt đầu bộc lộ hạn chế. Vấn đề của Excel không nằm ở file, mà nằm ở cách sử dụng:

• Dữ liệu nhập thủ công, dễ sai
• Không gắn được phụ tùng và công thợ vào từng ca sửa
• Không có cảnh báo khi số liệu lệch

So sánh trực tiếp Excel và VC Garage trong vận hành thực tế:

Nhiều gara vẫn cố dùng Excel vì quen tay hoặc sợ thay đổi. Tuy nhiên, rủi ro thường xuất hiện theo thời gian:

• Kho phụ tùng lệch dần nhưng không phát hiện sớm
• Công thợ khó minh bạch, dễ sinh tranh cãi
• Chủ gara chỉ biết tình hình khi có mặt tại xưởng
• Cuối tháng mới phát hiện lỗ nhưng không truy ra nguyên nhân

Những rủi ro này không xảy ra ngay lập tức, nhưng khi xảy ra thì chi phí sửa sai thường rất lớn.

Nếu bạn đang cảm thấy xưởng mình làm nhiều nhưng tiền không rõ đi đâu, đó là lúc nên cân nhắc nghiêm túc việc chuẩn hóa quản lý. Bạn có thể liên hệ VC Garage qua số 0985967654 để được tư vấn chi tiết, xem demo thực tế và lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô gara của mình.

Bùi Thọ Anh

administrator

Bùi Thọ Anh là người sáng lập VC Garage – nền tảng phần mềm quản lý gara ô tô chuyên sâu, được xây dựng từ trải nghiệm vận hành xưởng và hệ sinh thái hậu mãi ô tô thực tế. Trước khi phát triển VC Garage, anh đã ghi dấu ấn trong ngành với các dự án như Phụ Tùng Đức Anh, VC Part, VCE, qua đó được công nhận là một trong những chuyên gia uy tín về phụ tùng ô tô tại Việt Nam. Chính nền tảng chuyên môn sâu, cùng kinh nghiệm làm việc trực tiếp với gara và chuỗi xưởng, đã giúp anh định hình VC Garage không phải là phần mềm lý thuyết, mà là công cụ quản trị giúp chủ gara kiểm soát lệnh sửa chữa, kho phụ tùng và lãi lỗ từng xe bằng dữ liệu thật.